Dalam dunia bisnis, pengelolaan dokumen perusahaan memiliki peran yang sangat penting. Pengelolaan ini mulai dari proses pembuatan, penggunaan, penyimpanan hingga penghancuran arsip itu sendiri. Untuk menyimpan arsip, terdapat beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang umum digunakan.
Sistem ini digunakan untuk mempermudah dalam pengelolaan arsip penting perusahaan. Dengan demikian, ketika membutuhkannya akan mudah ditemukan dan ketika sudah kadaluarsa bisa dilakukan pembuangan sesuai dengan prosedur.
Lantas bagaimana penyimpanan arsip yang baik dan seperti apa sistem penyimpan arsip tersebut? Yuk, simak penjelasannya di bawah ini.
Table of Content
Pengertian Arsip
Setiap perusahaan wajib memiliki proses pengendalian arsip. Mengapa demikian? Sebab, pengelolaan arsip yang baik akan sangat mendukung kebutuhan perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Lanas apa sebenarnya yang dimaksud dengan arsip? Arsip menurut UU no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan adalah rekaman kegiatan yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip tersebut bisa dibuat dalam berbagai bentuk baik itu dalam bentuk dokumen fisik maupun digital.
Jika dilihat berdasarkan sifatnya, ada beberapa macam klasifikasi arsip. Berikut adalah penjelasan mengenai jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya:
1. Arsip Vital
Pertama adalah arsip vital yang merupakan arsip dinamis yaitu arsip yang digunakan langsung dalam kegiatan administrasi. Tanpa adanya arsip ini kegiatan tidak akan bisa berjalan dengan lancar.
2. Arsip Penting
Setelah arsip vital, ada yang namanya arsip penting yaitu arsip dinamis yang digunakan untuk melanjutkan kegiatan operasional atau menyelesaikan masalah tertentu. Jika arsip ini hilang atau rusak masih bisa dibuatkan duplikatnya.
3. Arsip Berguna
Berikutnya, arsip berguna adalah arsip dinamis yang agar kegiatan tidak terganggu. Manfaat dari arsip ini hanya bersifat sementara dan jika tidak ada masih bisa digantikan dengan informasi dari sumber lain.
3. Arsip Tidak Berguna
Terakhir adalah arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna bagi perusahaan. Informasi yang ada di dalam arsip ini sudah diketahui secara umum dan tidak perlu lagi dilakukan pengelolaan khusus bahkan bisa dimusnahkan.
Jenis Sistem Penyimpanan Arsip
Dalam pengelolaan arsip, ada 5 siklus yang dilalui yaitu tahap penciptaan, tahap distribusi, tahap penggunaan, tahap pemeliharaan dan tahap pemusnahan. Seorang pengendali dokumen, memiliki tugas penting untuk memastikan tahapan ini berjalan dengan baik.
Pengelolaan arsip mempermudah perusahaan untuk melakukan pengendalian terhadap dokumen-dokumen penting perusahaan mulai dari dokumen yang keluar hingga dokumen yang perlu dihancurkan. Beberapa jenis arsip diperlukan cara menyimpan yang khusus, seperti arsip vital dan arsip penting perusahaan. Untuk mempermudah dalam mengelola arsip, berikut ini adalah beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Indonesia:
1. Sistem Nomor
Pertama adalah sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan penomoran. Hal ini dilakukan dengan cara mengklasifikasikan arsip berdasarkan nomor sebagai pengganti nama orang atau badan. Kelebihannya, sistem ini lebih sederhana dan dapat digunakan pada semua jenis arsip.
2. Sistem Abjad
Berikutnya adalah penyimpanan dengan menggunakan abjad. Hal ini dilakukan dengan cara mengurutkan arsip berdasarkan abjad dari A-Z. Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip yang satu ini adalah memudahkan untuk menata folder penyimpanan dan meminimalisir kesalahan dalam pengelompokan.
3. Sistem tanggal
Selanjutnya, jika perusahaan membutuhkan dokumen-dokumen berdasarkan tanggalnya, maka sistem yang satu ini lebih cocok digunakan. Pengelompokan dokumen dilakukan berdasarkan tanggal masuknya dokumen dan disusun dengan frekuensi tertentu, seperti harian, mingguan, bulanan, maupun tahunan.
4. Sistem Subjek
Berikutnya, sistem penyimpanan arsip yang satu ini digunakan untuk mengelompokan penyimpanan arsip berdasarkan masalah tertentu. Hal ini mempermudah perusahaan ketika harus mencari informasi yang relevan dengan kasus tertentu.
5. Sistem Wilayah
Terakhir adalah penyimpanan arsip berdasarkan wilayah yang tertera dalam alamat surat atau dokumen. Meskipun sistem ini mempermudah dalam mencari dokumen berdasarkan keterangan wilayah, namun penyimpanan dengan sistem ini sangat berisiko terjadi kesalahan penyimpanan yang cukup besar. Selain itu jika SOP kurang rinci, kemungkinan akan menyulitkan dalam pengelompokkan dokumen berdasarkan alamat.
Nah, itu tadi adalah beberapa sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Indonesia. Masing-masing sistem memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, dengan mengetahui apa yang menjadi kebutuhan perusahaan akan sangat membantu untuk menentukan sistem penyimpanan seperti apa yang akan digunakan. Untuk membantu kamu memahami proses pengelolaan arsip dengan lebih mahir, ikuti 2 Days Workshop Document Control Management by Upskillz. Informasi selengkapnya disini!
Upskillz
Build Your Potentials
