Dalam mengesahkan suatu dokumen, biasanya akan dibubuhi dengan adanya stempel dari perusahaan atau instansi yang mengeluarkan dokumen tersebut. Pertanyaannya, apa sebenarnya fungsi stempel di dokumen legal?
Apakah stempel berfungsi sebagai syarat sah suatu dokumen atau hanya sebagai bukti bahwa instansi tertentu yang telah mengeluarkan dokumen tersebut? Untuk memahaminya lebih lanjut, simak penjelasannya di bawah ini.
Definisi Stempel
Sebelum melangkah pada fungsi stempel, ada baiknya untuk memahami terlebih dahulu pengertian dari stempel itu sendiri. Jika mengacu pada KBBI, stempel adalah alat untuk membuat rekaman tanda dengan menekannya pada kertas.
Mengutip dari Hukum Online, S. Wojowasito dalam kamus Umum belanda Indonesia mengartikan stempel sama dengan cap dan materai, meskipun dalam praktiknya berbeda. Lebih lanjut, dalam konteks legal, stempel seringkali digunakan bersamaan dengan tanda tangan untuk memverifikasi keaslian dokumen. Menurut Liputan6, stempel bukan hanya alat administratif namun juga digunakan sebagai simbol otoritas dan legalitas.
Fungsi Stempel di Dokumen Legal
Dalam dunia hukum dan administrasi, stempel memegang peranan penting dalam validasi dan pengesahan suatu dokumen. Meski terlihat sederhana, keberadaan stempel sering kali menjadi penentu apakah suatu dokumen dapat dianggap resmi dan sah, berikut ini adalah beberapa fungsi stempel di dokumen legal:
1. Sebagai Bukti Keabsahan dan Otoritas
Salah satu fungsi utama stempel adalah untuk menunjukkan bahwa dokumen tersebut diterbitkan atau disetujui oleh pihak yang berwenang. Stempel sering kali menyertakan nama instansi, perusahaan, atau lembaga yang mengeluarkan dokumen, sehingga menandakan bahwa isi dokumen telah diketahui dan disahkan secara resmi.
2. Memberikan Kepastian Hukum
Dalam dokumen legal, kejelasan dan keabsahan sangat penting. Stempel membantu memberikan kepastian hukum bahwa dokumen tersebut bukan hasil pemalsuan atau buatan sepihak. Tanpa stempel, dokumen bisa dianggap tidak valid atau tidak sah oleh pengadilan atau instansi pemerintah.
3. Mencegah Pemalsuan Dokumen
Stempel yang unik dan hanya dimiliki oleh pihak tertentu dapat menjadi alat keamanan untuk mencegah pemalsuan. Beberapa lembaga bahkan menggunakan stempel dengan desain khusus atau tinta tertentu untuk memastikan bahwa dokumen yang beredar tidak mudah ditiru.
4. Sebagai Tanda Persetujuan atau Kesepakatan
Dalam perjanjian bisnis atau hukum, stempel sering digunakan sebagai tanda bahwa pihak-pihak yang terlibat telah menyetujui isi dokumen. Meskipun tanda tangan memiliki fungsi serupa, stempel dari suatu perusahaan atau organisasi memperkuat legitimasi dokumen tersebut.
5. Memenuhi Persyaratan Administratif
Beberapa lembaga, seperti kantor pemerintahan, notaris, atau perbankan, mensyaratkan dokumen-dokumen tertentu harus dibubuhi stempel agar dapat diproses lebih lanjut. Tanpa stempel, dokumen bisa dikembalikan atau dianggap tidak lengkap secara administratif.
Aturan Penggunaan Stempel pada Dokumen Perusahaan
Dalam aturan yang berlaku, tidak ada ketentuan khusus yang mengatur mengenai penggunaan stempel pada dokumen perusahaan, baik itu kewajiban untuk menggunakannya, syarat khusus hingga ukurannya. Dengan demikian perusahaan bisa saja mengatur bentuk stempelnya sendiri. Meskipun tidak ada aturan resmi mengenai hal ini, adanya stempel pada dokumen bisa membuat meningkatkan kepercayaan terhadap keabsahan dan legalitas suatu dokumen.
Jika melihat pada konteks lain, aturan mengenai stempel ini ada di beberapa pasal di UU yang berlaku, diantaranya adalah permohonan merek, naskah dinas, maupun kenotariatan. Dalam permohonan merek, permohonan ditolak jika mereka tersebut merupakan tiruan dari stempel resmi yang digunakan oleh negara atau lembaga pemerintah.
Selain itu dalam naskah dinas di pemerintahan, stempel digunakan sebagai alat untuk mengesahkan naskah dinas sebagaimana diatur dalam Permendagri No 18 tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan kementerian Dalam negeri yang mana menyebutkan bahwa salah satu unsur naskah dinas adalah berisi paraf, tanda tangan dan stempel. Lebih lanjut dalam urusan kenotariatan, notaris diwajibkan untuk memiliki stempel yang memuat lambang Republik Indonesia dan pada ruang yang melingkarinya memuat na, jabatan dan tempat kedudukan yang bersangkutan.
Dalam dokumen legal perusahaan fungsi stempel berguna sebagaimana tanda tangan. Tidak ada kewajiban bagi perusahaan untuk memilikinya dan menggunakannya. Namun, dalam praktiknya stempel dapat meningkatkan keyakinan dan kekuatan dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Upgrade Diri Bersama Upskillz
Merasa kurang percaya diri karena skill “pas-pasan”? Sudah waktunya kamu upgrade diri bersama Upskillz.id, upgrade skill karir jadi lebih menyenangkan dan mudah. Ada banyak kelas gratis juga, lho !
Upskillz
Build Your Potentials
