Blog

Document control, atau pengendalian dokumen, adalah bagian penting dalam manajemen informasi di berbagai industri, terutama di perusahaan besar, sektor konstruksi, manufaktur, farmasi, dan teknik. Tugas utama document control adalah memastikan bahwa semua dokumen yang terkait dengan proyek atau operasi perusahaan dikelola dengan efisien, terorganisir dengan baik, dan selalu tersedia untuk pihak yang memerlukannya.

Tapi, apa hanya itu saja tugas dari Document Control? Simak penjelasannya di bawah ini untuk informasi lebih lanjut.

Apa yang Dimaksud Document Control?

Document control merupakan individu atau tim yang memiliki tugas untuk melakukan manajemen dokumen perusahaan. Dalam dunia bisnis, posisi ini memegang peran penting. Sebab, tak hanya bertugas mengelola dokumen, document control juga bertanggung jawab atas keamanan dokumen. 

Document control juga bertanggung jawab atas penyuntingan, pengarsipan, pendistribusian hingga penghancuran dokumen. Untuk lebih lengkapnya, berikut ini adalah fungsi document control yang ada di perusahaan:

• Mempercepat akses terhadap dokumen yang dibutuhkan oleh perusahaan. 
• Meningkatkan keamanan dokumen dengan adanya manajemen pengelolaan yang baik. 
• Memastikan perusahaan mengetahui dokumen yang keluar dan masuk. 
• membantu perusahaan ketika akan melakukan audit dokumen. 
• Memastikan konsistensi dokumentasi.

Tugas Document Control

Ruang lingkup pengelolaan dokumen yang ada di perusahaan meliputi, identifikasi, perlindungan, penyelamatan dan pemulihan serta penyediaan akses terhadap dokumen tersebut.  Ketika kamu menjadi document control di perusahaan, maka kamu akan memiliki tugas-tugas sebagai berikut:

1. Mengelola Penyimpanan dan Pengarsipan Dokumen

Salah satu tugas utama dari document control adalah memastikan semua dokumen perusahaan tersimpan dengan baik dan mudah diakses. Hal ini mencakup dokumen yang ada dalam format fisik dan digital. Document controller bertanggung jawab untuk mengatur sistem penyimpanan yang efisien, baik dalam arsip fisik maupun perangkat lunak manajemen dokumen digital, untuk memastikan bahwa semua dokumen dapat ditemukan dengan mudah ketika diperlukan.

2. Pengaturan Versi dan Revisi Dokumen

Tugas document control yang selanjutnya adalah mengelola pembaruan atau revisi dokumen. Dokumen yang digunakan dalam perusahaan seringkali mengalami pembaruan atau revisi. 

Document controller harus memastikan bahwa versi terbaru dari dokumen tersebut selalu terjaga, dan versi-versi sebelumnya tetap terdokumentasi dengan baik. Hal ini penting untuk menghindari kebingungan atau penggunaan dokumen yang sudah usang. Setiap revisi dokumen perlu dicatat dan diberi tanda, serta dikelola dalam sistem untuk memastikan transparansi dan keakuratan informasi.

3. Menjaga Kepatuhan terhadap Standar dan Regulasi

Setiap industri memiliki standar dan regulasi tertentu yang harus dipatuhi. Document control bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua dokumen yang dikelola memenuhi persyaratan hukum dan industri yang berlaku. Hal ini mencakup kepatuhan terhadap standar keamanan data, perlindungan informasi pribadi, dan regulasi lingkungan atau kualitas yang relevan.

4. Distribusi dan Akses Dokumen

Selain menyimpan dokumen, tugas document controller juga mendistribusikan dokumen yang diperlukan kepada pihak yang berkepentingan. Hal ini bisa melibatkan pengiriman dokumen kepada tim internal, klien, atau pihak lain yang membutuhkan informasi. Pengelolaan akses ini harus dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan bahwa hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses dokumen tertentu, menjaga kerahasiaan dan integritas data.

5. Melakukan Audit dan Pengendalian Kualitas

Audit dokumen adalah bagian dari tugas document control untuk memastikan bahwa sistem pengelolaan dokumen bekerja dengan baik dan dokumen yang tersimpan selalu sesuai dengan standar yang ditetapkan. Document controller juga perlu memastikan bahwa dokumen tersebut akurat, lengkap, dan tidak ada kesalahan dalam proses pengarsipan. Pengendalian kualitas yang ketat diperlukan untuk memastikan bahwa dokumen yang digunakan dalam operasional perusahaan tidak menimbulkan masalah hukum atau operasional.

6. Pengawasan atas Proses Retensi Dokumen

Dalam setiap organisasi, dokumen tidak selalu disimpan selamanya. Ada aturan tertentu mengenai berapa lama dokumen harus disimpan sebelum dihancurkan atau diarsipkan secara permanen. Document controller bertugas untuk mengawasi proses ini sesuai dengan kebijakan perusahaan dan regulasi yang berlaku.

Tata Cara Pengendalian Dokumen 

Untuk melakukan pengendalian dokumen yang benar, ada standar yang bisa diikuti yaitu berdasarkan pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Dalam klausul 4.2.3 standar tersebut, mengatur tata cara perusahaan untuk melakukan:

• Menyetujui/mengesahkan atau merevisi dokumen sebelum diterbitkan
• Meninjau /mengkaji ulang dokumen dan memutakhirkannya apabila diperlukan serta kemudian menyetujui ulang dokumen.
• Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen dapat diidentifikasi.
• Memastikan bahwa versi terkini dari dokumen yang berlaku tersedia. 
• Memastikan bahwa dokumen selalu dapat dibaca dan mudah diidentifikasikan dan dicopy.
• Memastikan bahwa dokumen eksternal diidentifikasikan dan distribusinya dikendalikan.
• Mencegah penggunaan dokumen yang telah kadaluarsa secara tidak sengaja  dan memberikan identifikasi yang sesuai pada dokumen tersebut, apabila akan disimpan untuk maksud tertentu.

Adapun tata cara pengendalian dokumen dimulai sejak dokumen disahkan. Berikut ini adalah prosedurnya:

• Mengesahkan dokumen baru atau revisi.
• Mengkaji ulang dokumen.
• Menandatangani dokumen.
• Menerbitkan dan menggandakan dokumen.
• mendistribusikan dokumen
• Mengganti dokumen lama dan memusnahkannya atau menyimpannya dengan memberi stempel kadaluarsa. 
• memberi identitas dokumen dan mengendalikan data.
• Selesai.

Secara keseluruhan, tugas document control sangat krusial untuk menjaga kelancaran operasional dan kepatuhan perusahaan terhadap regulasi pengelolaan dokumen yang berlaku. Jangan anggap remeh peran ini, karena pengelolaan dokumen yang tepat adalah kunci untuk operasi yang lancar dan sukses!

Ingin menguasai pengelolaan dokumen yang efektif? Ikuti pelatihan Document Control Management by Upskillz x Kelas HR, dengan klik link berikut ini.

Upskillz

Build Your Potentials