Inventory control atau pengendalian persediaan memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Tanpa sistem kontrol yang baik, perusahaan bisa menghadapi masalah seperti kekurangan stok, kelebihan barang, hingga pemborosan biaya penyimpanan.
Lalu, apa itu inventory control, mengapa hal ini penting, dan bagaimana cara menerapkannya secara efektif? Yuk, kita bahas secara lengkap dalam artikel berikut!
Apa Itu Inventory Control?
Mengutip dari Netsuite, Inventory control adalah proses pengawasan, pengaturan, dan pengendalian terhadap jumlah serta kondisi barang yang disimpan dalam gudang. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa stok barang selalu dalam jumlah optimal tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit agar kegiatan produksi, penjualan, maupun distribusi berjalan lancar. Secara sederhana, inventory control berfungsi untuk menjawab dua pertanyaan utama:
- Kapan perusahaan harus memesan barang baru?
- Berapa jumlah yang harus dipesan agar tidak terjadi overstock atau kehabisan stok?
Sistem pengendalian ini tidak hanya mencakup barang jadi, tetapi juga bahan baku, komponen produksi, hingga perlengkapan operasional. Dalam bisnis modern, inventory control umumnya dibantu oleh teknologi seperti Warehouse Management System (WMS) atau Enterprise Resource Planning (ERP) agar data stok lebih akurat dan mudah dipantau secara real time.
Inventory control menjadi tonggak dalam menjaga kelancaran kegiatan bisnis. Memastikan stok tetap aman bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan, oleh sebab itu petugas gudang perlu memahami bagaimana inventory control yang efektif dan bisa mendukung keuntungan perusahaan secara maksimal.
Fungsi Inventory Control
Penerapan inventory control yang baik memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Berikut beberapa fungsi utamanya:
1. Menjaga Ketersediaan Barang
Fungsi utama inventory control adalah memastikan stok selalu tersedia sesuai kebutuhan. Kekurangan stok (stockout) dapat menghambat proses produksi atau menyebabkan kehilangan pelanggan, sementara kelebihan stok (overstock) bisa menambah biaya penyimpanan.
2. Mengoptimalkan Biaya Operasional
Selanjutnya, dengan sistem pengendalian yang baik, perusahaan bisa menekan biaya penyimpanan, transportasi, dan pembelian. Barang yang tidak diperlukan dalam jangka pendek tidak perlu disimpan dalam jumlah besar.
3. Mengurangi Risiko Kerusakan dan Kedaluwarsa
Berikutnya, inventory control juga membantu mengurangi risiko kerusakan barang. Barang yang disimpan terlalu lama berisiko rusak atau kedaluwarsa, terutama untuk produk yang memiliki masa simpan terbatas. Inventory control membantu mengatur rotasi barang agar selalu digunakan tepat waktu.
4. Meningkatkan Efisiensi Produksi
Ketika bahan baku tersedia sesuai rencana, lini produksi bisa berjalan tanpa hambatan. Ini membantu menjaga stabilitas jadwal produksi dan kualitas hasil akhir.
5. Memberikan Data untuk Pengambilan Keputusan
Inventory control menyediakan data stok yang akurat sehingga manajemen dapat mengambil keputusan berbasis data (data-driven decision). Misalnya, menentukan kapan waktu terbaik untuk melakukan pembelian, atau produk mana yang perlu dikurangi produksinya.
Jenis-Jenis Inventory Control
Sistem inventory control memiliki beberapa jenis atau metode yang dapat disesuaikan dengan karakteristik bisnis. Berikut di antaranya:
1. Periodic Inventory System
Sistem ini melakukan pengecekan stok secara berkala, misalnya setiap minggu, bulan, atau kuartal. Dalam sistem ini data stok diperbarui setelah dilakukan perhitungan fisik.
Kelebihan:
- Mudah diterapkan.
- Cocok untuk bisnis kecil dengan jumlah barang sedikit.
Kekurangan:
- Risiko selisih data antara catatan dan stok fisik tinggi.
- Tidak dapat memantau stok secara real time.
2. Perpetual Inventory System
Berbeda dari sistem periodik, metode ini mencatat setiap transaksi masuk dan keluar barang secara otomatis menggunakan sistem digital. Dengan demikian data stok selalu diperbarui secara real time. Sistem ini banyak digunakan oleh perusahaan besar atau bisnis yang memiliki volume transaksi tinggi, seperti ritel dan e-commerce.
Kelebihan:
- Data selalu akurat dan terkini.
- Mudah mendeteksi kehilangan atau kerusakan barang.
Kekurangan:
- Membutuhkan investasi teknologi dan pelatihan karyawan.
3. ABC Analysis
Berikutnya adalah metode ABC. ABC adalah metode yang membagi barang ke dalam tiga kategori berdasarkan nilai dan kontribusinya terhadap total investasi persediaan yaitu:
- A (High-Value Items): Barang dengan nilai tinggi dan jumlah sedikit.
- B (Medium-Value Items): Barang dengan nilai dan frekuensi sedang.
- C (Low-Value Items): Barang bernilai rendah namun berjumlah banyak.
Dengan metode ini, perusahaan dapat memprioritaskan pengawasan lebih ketat pada kategori A dan mengurangi waktu serta biaya pengelolaan untuk kategori C. Dengan menerapkan sistem ini bisa membantu perusahaan menghemat waktu, biaya dan tenaga dan memprioritaskan untuk pengelolaan high value item.
4. Just in Time (JIT)
Konsep JIT berasal dari Jepang, khususnya dari sistem produksi Toyota. Prinsipnya adalah hanya memesan atau memproduksi barang ketika benar-benar dibutuhkan, sehingga tidak ada stok yang menumpuk di gudang.
Kelebihan:
- Mengurangi biaya penyimpanan.
- Menghindari pemborosan dan barang rusak.
Kekurangan:
- Risiko tinggi jika ada keterlambatan dari pemasok.
- Membutuhkan koordinasi logistik yang sangat presisi.
5. Economic Order Quantity (EOQ)
Terakhir, EOQ yaitu metode untuk menentukan jumlah pesanan optimal dengan mempertimbangkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Tujuannya untuk mencapai efisiensi maksimal dalam pengelolaan stok.
Kelebihan:
- Menyeimbangkan biaya pemesanan dan penyimpanan.
- Menghindari pembelian berlebihan.
Kekurangan:
- Membutuhkan perhitungan yang rumit.
- Asumsi permintaan stabil, padahal kenyataan bisa berubah.
Cara Menerapkan Inventory Control Secara Efektif
Penerapan inventory control yang berhasil membutuhkan strategi dan disiplin. Berikut langkah-langkah praktis yang bisa dilakukan perusahaan:
1. Lakukan Klasifikasi Barang
Pisahkan barang berdasarkan jenis, nilai, dan tingkat pergerakannya. Gunakan metode ABC analysis agar tim dapat fokus pada produk yang paling mempengaruhi biaya.
2. Gunakan Sistem Digital atau Software
Manfaatkan aplikasi seperti Warehouse Management System (WMS) atau Inventory Management Software untuk mencatat stok secara otomatis. Hal ini dapat meminimalisir kesalahan pencatatan jika dilakukan secara manual.
3. Tentukan Reorder Point
Reorder point adalah titik di mana perusahaan harus memesan barang baru sebelum stok habis. Hitung berdasarkan rata-rata penjualan dan waktu tunggu pengiriman (lead time).
4. Lakukan Audit Stok Secara Berkala
Berikutnya, audit secara berkala adalah langkah penting untuk mengevaluasi efektivitas suatu sistem. Meskipun sudah menggunakan sistem otomatis, pengecekan fisik tetap penting untuk memastikan tidak ada selisih antara data dan kenyataan di lapangan.
5. Bangun Kerja Sama dengan Pemasok
Untuk memastikan kesuksesan inventory control, perusahaan juga harus membangun hubungan yang baik dengan pemasok. Mengapa demikian? Sebab Hubungan yang baik dengan pemasok memastikan pasokan barang selalu stabil dan tepat waktu, terutama jika menerapkan sistem JIT.
6. Analisis dan Evaluasi Data Secara Rutin
Terakhir, analisis dan evaluasi data yang dimiliki, gunakan data historis untuk memprediksi tren permintaan di masa depan. Dengan begitu, perusahaan bisa menyesuaikan jumlah stok dan menghindari pemborosan.
Inventory control adalah kunci keberhasilan dalam pengelolaan persediaan perusahaan. Dengan pengendalian stok yang baik, bisnis dapat menekan biaya, meningkatkan efisiensi, dan memastikan kepuasan pelanggan.
Upgrade Diri Bersama Upskillz
Merasa kurang percaya diri karena skill “pas-pasan”? Sudah waktunya kamu upgrade diri bersama Upskillz.id, upgrade skill karir jadi lebih menyenangkan dan mudah. Ada banyak kelas gratis juga, lho !
Upskillz
Build Your Potentials
