Bagaimana cara membuat slip gaji di Excel? Bagi perusahaan besar slip gaji biasanya dibuat secara otomatis dari sistem payroll.
Namun untuk perusahaan kecil atau UMKM (Usaha Mikro Kecil Menengah) yang belum menggunakan payroll, Microsoft Excel bisa menjadi solusi untuk membuat slip gaji yang rapi. Lantas bagaimana cara membuatnya? Yuk, simak penjelasannya berikut ni!
Format Slip Gaji
Sebelum mulai membuat di Excel, tentukan elemen informasi yang akan dimasukkan. Masing-masing perusahaan memiliki format slip gaji yang berbeda-beda. Namun, umumnya slip gaji perusahaan memuat informasi:
1. Informasi Perusahaan
Pertama, informasi yang dicantumkan dalam slip gaji adalah informasi tentang perusahaan. Informasi ini untuk memastikan identitas perusahaan dan juga pertanggungjawaban yang sah. Biasanya memuat:
- Nama perusahaan
- Alamat
- Logo (opsional)
2. Informasi Karyawan
Berikutnya, slip gaji adalah dokumen yang sifatnya confidential atau rahasia. Oleh sebab itu informasi yang dimasukkan juga sifatnya rahasia seperti identitas karyawan, identitas ini meliputi:
- Nama karyawan
- Nomor Induk Karyawan (NIK)
- Jabatan
- Periode gaji (misal: Januari 2025)
3. Rincian Penghasilan
Slip gaji harus memuat besaran take home pay karyawan. Dalam satu bulan, gaji yang didapatkan bisa saja berbeda dengan gaji yang disepakati dalam kontrak kerja, seperti ada potongan, maupun ada penambahan bonus dan sebagainya. Beberapa komponen yang perlu dicantumkan diantaranya:
- Gaji pokok
- Tunjangan (transport, makan, jabatan, dan lain-lain)
- Bonus/lembur (jika ada)
- Potongan Pajak (PPh 21), BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
- Potongan kasbon atau pinjaman
- Potongan keterlambatan
- Total penghasilan – total potongan
Cara Membuat Slip Gaji di Excel
Microsoft Excel adalah alat serbaguna yang bisa membantu pekerjaan administrasi usaha menjadi lebih efisien, termasuk dalam membuat slip gaji. Ada dua cara yang bisa dilakukan yaitu dengan cara manual dan secara otomatis.
Untuk membuatnya secara otomatis, bisa memanfaatkan fungsi VLOOKUP. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat slip gaji secara otomatis:
1. Membuat Tabel Data Gaji Karyawan
Langkah pertama dalam membuat slip gaji di Excel adalah membuat data gaji karyawan. Data gaji ini harus memuat semua informasi yang nantinya akan dimasukkan ke dalam slip gaji, beberapa data yang bisa disiapkan diantaranya:
2. Membuat Tabel Slip Gaji
Cara membuat slip gaji di Excel yang selanjutnya adalah membuat format slip gaji. Contoh format slip gaji dengan tabel di Excel:
3. Membuat Spin Button
Berikutnya untuk mengisi data-data dalam slip gaji secara otomatis, ada beberapa hal yang perlu disiapkan diantaranya adalah Spin Button. Spin Button bisa ditemukan pada tab Developer, namun jika tab tersebut belum muncul pada Excel, berikut cara melakukannya:
Klik File→ Pilih Option→ klik Customize Ribbon → Pada Bagian “Main Tab” Centang ”Developer”.
Setelah tab Developer muncul, selanjutnya buat Spin button dengan Klik pada menu berikut:
Setelah itu drag kursor untuk membuat spin button. Nanti akan muncul seperti ini:
Di sampingnya buat tulisan pada cell sebagai berikut:
Berikutnya untuk mengaktifkan tombol spin button yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
- Klik kanan pada tombol Spin Button
- Pilih Format Control
- Selanjutnya pada Bagian Cell Link klik pada cell isian Nomor urut
4. Membuat List Box
Cara membuat slip gaji di Excel secara otomatis yang selanjutnya adalah membuat List Box. List box ini akan diisi dengan informasi nama-nama karyawan. Cara membuatnya adalah:
- Klik Tab Developer
- Pada menu Insert pilih “List Box”, nanti akan muncul seperti ini
Selanjutnya untuk mengaktifkan tombol List Box, bisa dilakukan dengan cara berikut:
- Klik kanan pada List Box
- Pilih Format Control
- Pada bagian Input Range, klik tanda berikut
- Selanjutnya klik pada sheet “Data gaji karyawan”
- Pada bagian Cell Link klik tanda panah ke atas, kemudian klik pada Cell isian nomor urut
- Karena List Box akan diisi dengan nama karyawan maka Blok pada semua nama karyawan yang ada di tabel.
- Nanti akan muncul seperti ini
5. Memasukkan Rumus
Berikutnya, cara membuat slip gaji secara otomatis adalah dengan memanfaatkan fungsi VLOOKUP. Untuk mengisi informasi pada slip gaji secara otomatis bisa dilakukan dengan rumus berikut:
Nama: =VLOOKUP(O5;’Data gaji karyawan’!A4:$G$8;3;FALSE)
NIP: =VLOOKUP(O5;’Data gaji karyawan’!A4:$G$8;2;FALSE)
Jabatan: =VLOOKUP(O5;’Data gaji karyawan’!A4:$G$8;4;FALSE)
Pendapatan: =VLOOKUP(O5;’Data gaji karyawan’!A4:$G$8;5;FALSE)
Tunjangan: =VLOOKUP(O5;’Data gaji karyawan’!A4:$G$8;6;FALSE)
PPH 21: =VLOOKUP(O5;’Data gaji karyawan’!A4:$G$8;7;FALSE)
6. Gunakan Spin Button untuk Mengganti Slip Gaji Sesuai Nama Karyawan
Setelah melakukan langkah di atas, maka slip gaji sudah selesai dibuat. Untuk membuat slip gaji bagi karyawan lainnya kamu tidak perlu membuat ulang, cukup klik pada spin button, maka data slip gaji akan menyesuaikan sesuai dengan nama karyawan.
Itu tadi adalah cara membuat slip gaji di Excel secara otomatis. Dengan memanfaatkan formula, format, dan fitur Excel, kamu bisa membuat slip gaji yang profesional, akurat, dan cepat.
Upgrade Diri Bersama Upskillz
Merasa kurang percaya diri karena skill “pas-pasan”? Sudah waktunya kamu upgrade diri bersama Upskillz.id, upgrade skill karir jadi lebih menyenangkan dan mudah. Ada banyak kelas gratis juga, lho !
Upskillz
Build Your Potentials
