Data dan pengarsipan menjadi bagian yang penting dan krusial dalam organisasi. Hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi organisasi untuk melakukan pengelolaan, apalagi jika data yang perlu dikelola dalam jumlah besar. Untuk membantu organisasi mengelola arsipnya dengan efektif dan efisien, melakukan sertifikasi ISO 30301 bisa menjadi salah satu strategi yang bisa dilakukan.
Namun, apa itu ISO 30301, dan apa saja kegunaannya bagi bisnis dan organisasi? Simak penjelasannya di bawah ini.
Pengertian Sertifikasi ISO 30301
Dokumen dan data yang ada di perusahaan memegang peran penting, mulai dari data keuangan, dokumen bisnis, hingga data pribadi karyawan. Dengan volume data yang terus meningkat, pengelolaan dokumen yang efektif tidak hanya penting untuk efisiensi operasional, tetapi juga untuk kepatuhan hukum dan keamanan data.
Salah satu standar internasional yang mengatur manajemen informasi dan dokumentasi dalam organisasi adalah ISO 30301. Mengutip dari laman ISO, ISO 30301 adalah standar internasional yang ditetapkan oleh International Organization for Standardization (ISO) yang memberikan pedoman untuk sistem manajemen arsip.
Sertifikasi ISO 30301 dirancang untuk membantu organisasi dalam mengembangkan, menerapkan, dan memelihara sistem manajemen arsip yang efektif. Sertifikasi ini dilakukan tidak hanya untuk mendukung pencapaian tujuan bisnis tetapi juga memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan standar yang berlaku. Sertifikasi ISO 30301 bisa diimplementasikan oleh semua organisasi baik itu organisasi besar, kecil maupun organisasi non profit.
Manfaat Sertifikasi ISO 30301 untuk Bisnis
Sertifikasi menjadi bukti tertulis bahwa produk dan layanan yang diberikan suatu organisasi sudah memenuhi standar yang berlaku. Bagi beberapa sektor industri , sertifikasi bahkan bisa menjadi syarat utama untuk dapat beroperasi.
Dalam hal pengelolaan dokumen dan pengarsipan, ISO 30301 menawarkan berbagai manfaat yang signifikan bagi bisnis, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Pengelolaan Arsip
Dengan menerapkan ISO 30301, organisasi dapat memastikan bahwa operasional pengelolaan arsip mereka sudah dilakukan secara sistematis, efektif, dan efisien. Manajemen arsip yang tepat dapat membantu perusahaan menghemat biaya untuk melakukan penyimpanan dan biaya server serta memastikan bahwa setiap dokumen yang dibutuhkan dapat diakses dengan cepat.
Dengan demikian, berarti bahwa informasi yang dibutuhkan selalu tersedia saat diperlukan, dan dikelola dengan cara yang memastikan keakuratan, keamanan, dan integritasnya. Pengelolaan yang baik juga dapat membantu mengurangi risiko kehilangan data dan memastikan bahwa informasi tetap dapat diakses dalam jangka panjang.
2. Mendukung Kepatuhan Hukum
Manfaat selanjutnya adalah mendukung kepatuhan hukum yang berlaku. Organisasi yang memiliki sertifikasi ISO 30301 menunjukkan bahwa mereka memiliki pengelolaan arsip yang baik.
Dalam kegiatan bisnis dokumen-dokumen seperti dokumen keuangan, pajak, hukum dan lain sebagainya membutuhkan bukti yang dapat diajukan apabila dibutuhkan. Dengan melakukan sertifikasi ini membantu organisasi untuk patuh terhadap regulasi yang berlaku dan dapat mengurangi risiko hukum dan denda yang dapat merugikan organisasi.
3. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas
Salah satu prinsip dasar dari ISO 30301 adalah transparansi dalam pengelolaan arsip dan informasi. Dengan sistem yang terdokumentasi dan proses yang jelas, organisasi dapat meningkatkan akuntabilitas dan transparansi, baik di dalam organisasi maupun dalam hubungannya dengan pihak ketiga, seperti mitra bisnis dan regulator. Ini dapat meningkatkan kepercayaan dari pemangku kepentingan dan memperkuat reputasi organisasi.
4. Mempermudah Pengambilan Keputusan
Arsip yang dikelola dengan baik menyediakan informasi yang akurat dan terkini yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang efektif. Dengan demikian, organisasi yang melakukan sertifikasi ISO 30301, dapat memastikan bahwa informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan strategis tersedia tepat waktu, sehingga mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
5. Memastikan Keamanan Data dan Pengelolaan Risiko
Manajemen arsip yang baik juga berperan penting dalam pengelolaan risiko organisasi. Organisasi dapat mengidentifikasi, menilai, dan mengelola risiko yang terkait dengan pengelolaan arsip, seperti risiko kehilangan informasi penting, kerusakan arsip, atau akses yang tidak sah.
Selain itu manajemen arsip yang baik juga membantu organisasi untuk memastikan keamanan dan kerahasiaan data-data sensitif dan penting. Hal ini dapat membantu perusahaan meminimalisir penggunaan data penting organisasi dan meningkatkan kepercayaan dari mitra bisnis.
Itu tadi adalah penjelasan singkat mengenai sertifikasi ISO 30301. ISO 30301 merupakan standar internasional yang sangat penting bagi organisasi yang ingin memastikan pengelolaan arsip dan informasi yang efektif, efisien, dan sesuai dengan regulasi untuk meningkatkan keunggulan kompetitif dan mendukung pertumbuhan yang berkelanjutan.
Upskillz
Build Your Potentials
