Petty cash atau kas kecil merupakan dana cadangan yang disediakan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan dengan jumlah kecil dan mendadak. Dalam mengelola keuangan perusahaan, keberadaan petty cash ini sangat penting agar operasional perusahaan tetap berjalan lancar tanpa perlu melalui proses administrasi yang panjang. Namun, sebenarnya apa itu petty cash dan seperti apa cara mengelolanya?
Apa Itu Petty Cash?
Mengutip dari Investopedia, petty cash adalah uang kas kecil yang disediakan perusahaan untuk membiayai kebutuhan operasional yang sifatnya mendadak, nominal kecil, dan tidak memungkinkan untuk dilakukan melalui proses administrasi panjang. Petty cash biasanya digunakan untuk pengeluaran rutin yang tidak besar, misalnya:
- Pembelian ATK (alat tulis kantor) seperti pulpen, kertas, atau map
- Biaya parkir
- Pembelian minuman untuk tamu
- Ongkos kirim kecil
- Perbaikan ringan peralatan kantor
- Transport lokal dalam nominal kecil
Dengan kata lain, petty cash adalah dana cadangan yang disimpan dalam bentuk tunai untuk memastikan keberlangsungan aktivitas kantor tanpa harus menunggu pencairan dana dari bagian keuangan. Walaupun nominal transaksinya relatif kecil, perusahaan tetap harus melakukan pencatatan dan catatan ini nanti akan dimasukkan ke dalam buku kas kecil.
Tujuan Petty Cash
Mengapa perusahaan perlu memiliki petty cash? Berikut beberapa tujuan utamanya:
1. Mempercepat proses pengeluaran kecil
Tanpa petty cash, pengeluaran kecil harus melalui prosedur panjang seperti pembuatan permohonan dana, persetujuan manajemen, hingga pencairan keuangan. Hal ini tidak efisien untuk kebutuhan mendesak.
2. Menghemat waktu dan tenaga
Berikutnya, dengan adanya petty cash memungkinkan staf operasional untuk segera membeli barang kebutuhan tanpa menunda pekerjaan. Hal ini sangat menghemat waktu dan tenaga dalam pekerjaan.
3. Mencatat pengeluaran kecil secara terstruktur
Meski nominalnya kecil, jika tidak dicatat dengan baik dapat menimbulkan kebocoran keuangan. Dengan adanya petty cash perusahaan dapat menghindari adanya kesalahan pencatatan dalam transaksi sebab transaksi kecil dan besar dipetakan dalam pembukuan yang berbeda.
4. Mendukung efektivitas operasional
Berikutnya, dengan tersedianya dana kecil, kantor bisa tetap berjalan tanpa hambatan karena kebutuhan sehari-hari dapat segera terpenuhi. Sebab, terkadang dalam kegiatan operasional perusahaan diperlukan pembiayaan-pembiayaan relatif kecil namun diperlukan secara cepat.
Fungsi Petty Cash dalam Perusahaan
Setelah memahami apa itu petty cash dan tujuannya, maka bisa dipahami bahwa dana ini memiliki peran yang penting bagi perusahaan. Selain sebagai dana operasional, petty cash juga memiliki fungsi penting lainnya:
- Petty cash membantu perusahaan memastikan bahwa setiap pengeluaran kecil dilakukan sesuai kebutuhan nyata.
- Memudahkan staf administrasi untuk mengetahui pola pengeluaran kecil dalam periode tertentu.
- Membatasi pengeluaran kecil agar tidak berlebihan dan mencegah pengeluaran tak terencana.
- Membantu bagian akuntansi membuat laporan keuangan karena semua transaksi petty cash dicatat dalam buku kas kecil (petty cash book) sehingga mudah direkap dalam laporan keuangan bulanan.
Petty cash menyederhanakan proses pembayaran transaksi kecil. Namun bagi setiap perusahaan, nominal petty cash ini bisa bervariasi tergantung dengan kebijakan perusahaan.
Metode Petty Cash
Secara umum, terdapat dua sistem pengelolaan petty cash yang banyak digunakan oleh perusahaan yaitu sistem tetap dan sistem berubah-ubah. Berikut ini adalah penjelasannya keduanya:
1. Sistem Tetap (Imprest Fund System)
Sistem tetap adalah sistem yang paling umum digunakan. Keunggulan sistem imprest adalah lebih mudah dikontrol sehingga mengurangi risiko penyalahgunaan. Pada sistem imprest:
- Jumlah petty cash ditentukan di awal (misal Rp 2.000.000 per bulan)
- Setiap pengeluaran dicatat
- Ketika kas hampir habis, dilakukan pengisian kembali (reimbursement) sesuai jumlah yang dikeluarkan
Contoh:
Jika petty cash awal Rp 2.000.000, dan telah dipakai Rp 1.200.000, maka perusahaan akan mengisi kembali sebesar Rp 1.200.000 agar saldo kembali ke Rp 2.000.000.
2. Sistem Berubah-ubah (Fluctuation System)
Pada sistem ini, jumlah petty cash tidak harus kembali ke jumlah awal setiap periode. Penambahan dilakukan sesuai kebutuhan.
Contoh:
Petty cash awal Rp 2.000.000
Pengeluaran bulan ini Rp 1.200.000
Perusahaan memutuskan mengisi kembali hanya Rp 800.000 sesuai dana tersedia.
Sistem ini lebih fleksibel namun kurang cocok untuk perusahaan yang ingin kontrol ketat.
Prosedur Pengeluaran Petty Cash
Agar pengelolaan petty cash berjalan tertib, perusahaan umumnya menerapkan prosedur pengeluaran petty cash. Berikut ini adalah prosedur yang dilakukan:
1. Permintaan Dana
Pegawai yang membutuhkan dana kecil harus mengajukan permintaan secara lisan atau tertulis ke bendahara petty cash.
2. Verifikasi Kebutuhan
Bendahara petty cash memeriksa apakah permintaan tersebut masuk kategori pengeluaran kecil.
3. Pemberian Dana
Dana petty cash diberikan dalam jumlah sesuai kebutuhan.
4. Bukti Transaksi
Pegawai yang telah menggunakan dana wajib menyerahkan bukti fisik seperti:
- Struk belanja
- Nota pembelian
- Bukti pembayaran
5. Pencatatan
Setiap transaksi dicatat dalam buku petty cash.
6. Rekonsiliasi dan Pengisian Kembali
Pada akhir periode, bendahara menghitung kembali saldo fisik dan saldo pencatatan. Jika sudah habis, petty cash diisi kembali.
Cara Mengelola Petty Cash Agar Tetap Aman
Lantas bagaimana cara agar pengelolaan petty cash berjalan baik? Perusahaan perlu menerapkan beberapa prinsip berikut:
1. Tetapkan Batas Maksimal Pengeluaran
Misalnya, pengeluaran petty cash tidak boleh lebih dari Rp 200.000 per transaksi.
2. Pilih Satu Penanggung Jawab
Satu orang khusus biasanya disebut dengan kasir kas kecil untuk ditunjuk sebagai pemegang petty cash agar lebih mudah dikontrol.
3. Simpan di Tempat Aman
Simpan petty cash di laci berkunci atau brankas.
4. Gunakan Buku Kas Kecil
Setiap pengeluaran dicatat lengkap dengan tanggal, deskripsi, dan nominal.
5. Rekonsiliasi Secara Berkala
Idealnya dilakukan mingguan atau bulanan untuk mencocokkan fisik kas dan catatan.
6. Gunakan Bukti Pengeluaran
Tidak boleh ada transaksi tanpa bukti (nota, kwitansi, struk).
Contoh Catatan Petty Cash
Berikut contoh format catatan sederhana untuk petty cash:
| Tanggal | Keterangan | Pengeluaran (Rp) | Saldo (Rp) |
| 01/02/2025 | Saldo Awal | – | 2.000.000 |
| 03/02/2025 | Pembelian ATK | 50.000 | 1.950.000 |
| 05/02/2025 | Ongkos Kirim | 30.000 | 1.920.000 |
| 08/02/2025 | Transport Lokal | 20.000 | 1.900.000 |
| 10/02/2025 | Isi Minuman Tamu | 75.000 | 1.825.000 |
Petty cash adalah dana kas kecil yang disediakan perusahaan untuk menutupi pengeluaran kecil dan mendadak dalam operasional harian. Dana ini penting karena dapat membantu mempercepat proses pembelian kebutuhan harian tanpa birokrasi panjang.
Dengan memahami apa itu petty cash, fungsi, jenis sistem, prosedur pengeluaran, hingga cara pengelolaannya, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas operasional sekaligus menjaga keamanan keuangan. Oleh karena itu, petty cash bukan hanya sekadar uang kecil, tetapi bagian penting dari manajemen keuangan yang harus dikelola dengan baik.
Upgrade Diri Bersama Upskillz
Merasa kurang percaya diri karena skill “pas-pasan”? Sudah waktunya kamu upgrade diri bersama Upskillz.id, upgrade skill karir jadi lebih menyenangkan dan mudah. Ada banyak kelas gratis juga, lho !
Upskillz
Build Your Potentials
