Blog

Sistem inventory adalah tulang punggung dalam operasional bisnis. Pengelolaan inventori sangat berkaitan dengan kemampuan perusahaan dalam memenuhi permintaan konsumen. 

Mengelola inventory dengan baik akan berdampak langsung pada efisiensi, profitabilitas, dan kepuasan pelanggan. Lantas seperti apa sistem inventory tersebut dan cara yang efektif dalam mengelolanya? SImak penjelasannya di bawah ini. 

Apa Itu Sistem Inventory?

Inventory dapat diartikan sebagai barang persediaan yang dikelola oleh perusahaan untuk dijual kembali. Sedangkan sistem inventory adalah metode atau alat yang digunakan oleh perusahaan untuk mencatat, mengatur, dan mengawasi barang-barang yang disimpan untuk keperluan produksi maupun penjualan. 

Sistem ini mencakup pencatatan kuantitas, lokasi penyimpanan, status barang (siap jual, rusak, kadaluarsa), hingga pergerakan keluar masuknya barang dari gudang.

Sistem inventory yang baik mampu memberikan informasi real-time mengenai kondisi persediaan. Dengan demikian perusahaan bisa mengambil keputusan bisnis secara tepat waktu dan efisien.

Jenis-Jenis Inventory

Dalam praktiknya, inventory dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa jenis, tergantung dari kegiatan operasional perusahaan. Mengutip dari Jurnal.id berikut adalah beberapa jenis inventory:

1. Raw Materials (Bahan Baku)

Pertama adalah bahan baku yaitu bahan mentah yang digunakan dalam proses produksi. Contohnya, gandum untuk produksi roti atau besi untuk produksi barang-barang otomotif.

2. Work-in-Progress (Barang Dalam Proses)

Berikutnya, ada pula barang yang setengah jadi atau belum selesai menjadi produk akhir. Misalnya, kendaraan yang sedang dirakit di pabrik mobil.

3. Finished Goods (Barang Jadi)

Berikutnya, inventory juga bisa berupa barang jadi yaitu produk akhir yang siap dijual kepada konsumen. Misalnya, sepatu yang sudah dikemas dan siap dikirim ke toko.

4. Maintenance, Repair, and Operations (MRO)

Berikutnya, ada pula yang berupa barang-barang yang digunakan untuk pemeliharaan, perbaikan dan penunjang operasional. Misalnya alat tulis kantor, perlengkapan kebersihan, dan suku cadang mesin.

Manfaat Sistem Inventory yang Baik

Sistem inventory bukan hanya sekadar menyimpan dan mencatat barang yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan pengelolaan yang baik membantu perusahaan meningkatkan efisiensi kegiatan operasional, efisiensi biaya dan berdampak pada keuntungan perusahaan jangka panjang.

Dengan demikian pengelolaan inventory juga mendukung berbagai aspek strategis bisnis. Berikut manfaat pengelolaan inventory yang baik:

1. Efisiensi Operasional

Manfaat yang pertama adalah meningkatkan efisiensi dalam kegiatan operasional. Mengapa bisa demikian? Dengan pengelolaan yang rapi, perusahaan bisa meminimalisir waktu pencarian barang, mempercepat proses produksi, dan mengurangi kesalahan pengiriman.

2. Menghemat Biaya

Selanjutnya, inventory yang dikelola dengan baik bisa membantu perusahaan menghemat biaya penyimpanan. Stok yang terlalu banyak bisa menyebabkan overstock dan menambah biaya penyimpanan. Sebaliknya, kekurangan stok (stockout) bisa menyebabkan kehilangan penjualan. Sistem inventory membantu menyeimbangkan hal ini.

3. Meningkatkan Kepuasan Konsumen 

Selanjutnya, jika memiliki barang yang lengkap, hal ni bisa meningkatkan kepuasan konsumen. Perusahaan dengan persediaan yang cukup dan terorganisir, mengirim pesanan pelanggan dapat dipenuhi tepat waktu, akan  meningkatkan kepuasan dan loyalitas dari konsumen.

4. Merencanakan Produksi yang Lebih Baik

Terakhir, dengan data inventory yang akurat memungkinkan perusahaan merencanakan produksi berdasarkan permintaan nyata, bukan asumsi. Hal ini juga membantu perusahaan dalam mengambil keputusan. 

Cara Mengelola Sistem Inventory Secara Efektif

Lantas bagaimana cara mengelolanya? Agar pengelolaan inventory berjalan optimal, perusahaan perlu menerapkan strategi dan metode yang tepat. Berikut adalah beberapa cara efektif dalam mengelola inventory:

1. Gunakan Sistem Manajemen Inventory Digital

Pertama, investasikan pada perangkat lunak manajemen inventory yang dapat mencatat data secara otomatis dan real-time. Contoh software populer antara lain SAP, Oracle NetSuite, Odoo, atau sistem lokal seperti Jurnal atau HashMicro.

2. Terapkan Metode Pengendalian Stok

Selanjutnya, untuk mengelola stok yang dimiliki ada beberapa metode yang umum digunakan. Masing-masing metode ini memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing:

• FIFO (First In First Out) yaitu barang yang masuk pertama dikeluarkan terlebih dahulu. Cocok untuk produk yang memiliki masa kadaluarsa, seperti makanan atau obat.
• LIFO (Last In First Out) yaitu metode pengelolaan barang yang mana barang yang masuk terakhir dikeluarkan terlebih dahulu. Biasanya diterapkan dalam kondisi inflasi atau ketika harga barang naik.
• Just In Time (JIT), metode ini menerapkan persediaan hanya dipesan saat dibutuhkan, untuk menghindari biaya penyimpanan tinggi. Namun, butuh koordinasi yang sangat baik dengan pemasok.
• EOQ (Economic Order Quantity) yaitu menghitung jumlah pembelian optimal untuk meminimalkan total biaya pembelian dan penyimpanan.

3. Lakukan Stock Opname Secara Berkala

Meskipun sudah menggunakan aplikasi digital dalam mengelola stok, melakukan stock opname tetap menjadi hal penting untuk dilakukan. Stock opname adalah kegiatan menghitung ulang barang fisik di gudang dan mencocokkannya dengan data sistem. Hal ini membantu mendeteksi kehilangan, kerusakan, atau kesalahan pencatatan.

4. Klasifikasikan Barang dengan Metode ABC

Selanjutnya, untuk mempermudah dalam mengelola barang dan meningkatkan efisiensi operasional, pengelolaan inventory juga bisa dilakukan dengan menggunakan metode ABC. Barang dikategorikan berdasarkan nilai dan kontribusinya:

• A: Barang bernilai tinggi, volume rendah.
• B: Barang bernilai menengah.
• C: Barang bernilai rendah, volume tinggi.

5. Latih Staf Gudang dan Inventory

Sistem yang baik tidak akan efektif jika tidak didukung oleh SDM yang terlatih. Pastikan staf memahami prosedur penerimaan barang, pencatatan, penempatan, dan pengeluaran barang.

6. Integrasikan dengan Sistem Lain

Sistem inventory sebaiknya terhubung dengan modul lain seperti penjualan, keuangan, dan produksi. Dengan integrasi ini, data menjadi lebih akurat dan proses bisnis berjalan tanpa hambatan.

Sistem inventory bukan sekadar catatan barang masuk dan keluar, namun menjadi tulang punggung dari efisiensi operasional sebuah perusahaan. Dengan sistem inventory yang tepat dan pengelolaan yang baik, perusahaan dapat menekan biaya, meningkatkan pelayanan pelanggan, dan memaksimalkan keuntungan.

Upgrade Diri Bersama Upskillz

Merasa kurang percaya diri karena skill “pas-pasan”? Sudah waktunya kamu upgrade diri bersama Upskillz.id, upgrade skill karir jadi lebih menyenangkan dan mudah. Ada banyak kelas gratis juga, lho !

Upskillz 

Build Your Potentials