Kegiatan usaha tidak terlepas dari yang namanya transaksi baik itu pemasukan maupun pengeluaran. Sebagai bukti telah dilakukannya transaksi ini maka diterbitkanlah bukti transaksi. Bukti transaksi dalam pencatatan keuangan perusahaan memiliki peran yang sangat penting.
Tak hanya sebagai bukti telah dilakukannya transaksi, namun masih ada beberapa manfaat lainnya dari bukti transaksi ini. Untuk mengetahui selengkapnya, simak penjelasannya di bawah ini.
Pengertian Bukti Transaksi
Sebelum membahas lebih lanjut mengenai pentingnya bukti transaksi dalam pencatatan keuangan, pahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan bukti transaksi tersebut. Mengutip dari OCBC, bukti transaksi merupakan dokumen tertulis yang mencatat kegiatan transaksi tertentu. DOkumen ini dijadikan sebagai tanda bukti bahwa suatu transaksi telah dilaksanakan atau sebagai bukti bahwa satu pihak memiliki tanggung jawab atas pihak lain.
Dalam kegiatan bisnis, tentunya tidak terlepas dari transaksi. Ada macam-macam bukti transaksi yang dibedakan berdasarkan kegunaannya.
1. Bukti Transaksi Internal
Bukti transaksi internal yaitu bukti transaksi yang hanya digunakan dalam internal perusahaan. Contohnya adalah memo dari pimpinan atau orang tertentu di perusahaan yang digunakan untuk keperluan perusahaan, bukti kas masuk, bukti kas keluar.
2. Bukti Transaksi Eksternal
Kedua, bukti transaksi eksternal yaitu bukti transaksi yang diterbitkan untuk ditunjukkan kepada pihak di luar perusahaan. Ada bermacam-macam bukti transaksi eksternal yaitu:
- Faktur Pembelian dan Penjualan.
- Kwitansi.
- Nota Kredit/Debit.
- Bukti Transfer Bank.
- Cek.
- dll.
Pentingnya Bukti Transaksi dalam Pencatatan Keuangan
Pencatatan keuangan yang akurat dan transparan adalah dasar dari setiap aktivitas bisnis, baik itu usaha kecil maupun besar. Salah satu elemen yang tak boleh terlewatkan dalam pencatatan keuangan adalah bukti transaksi.
Bukti transaksi merupakan dokumen atau rekaman yang membuktikan bahwa sebuah transaksi telah terjadi antara dua pihak, yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mencatat transaksi tersebut dalam laporan keuangan.
Namun, seberapa pentingkah bukti transaksi ini dalam pencatatan keuangan? Berikut adalah beberapa manfaat dari bukti transaksi:
1. Meningkatkan Akurasi Pencatatan Keuangan
Pertama, bukti transaksi berfungsi sebagai referensi untuk memastikan bahwa setiap pengeluaran dan pemasukan dicatat dengan benar. Tanpa bukti transaksi, pencatatan keuangan bisa menjadi rancu atau bahkan tidak sesuai dengan kenyataan.
Misalnya, faktur pembelian barang atau nota pembayaran gaji adalah bukti yang mengonfirmasi bahwa transaksi tersebut memang terjadi, dan perlu dicatat dalam laporan keuangan. Dengan bukti yang sah, kesalahan dalam pencatatan dapat diminimalisir, yang pada gilirannya akan menghasilkan laporan keuangan yang lebih akurat.
2. Membantu Pengendalian Internal yang Baik
Berikutnya, bukti transaksi juga memiliki manfaat sebagai pengendalian internal. Dengan adanya bukti transaksi dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi tersebut.
Bukti transaksi dapat menjadi sarana untuk memastikan bahwa setiap transaksi diverifikasi dan disetujui oleh pihak yang berwenang sebelum dicatat, yang membantu mengurangi risiko kecurangan atau kesalahan administratif. Sebagai contoh, dalam pengeluaran uang tunai, bukti transaksi seperti kwitansi atau bukti transfer bank memastikan bahwa pengeluaran tersebut memang sah dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Selanjutnya, pentingnya bukti transaksi dalam pencatatan keuangan juga berhubungan dengan pajak. Bukti transaksi berupa faktur penjualan atau pembelian menjadi dasar bagi laporan pajak yang diajukan ke otoritas pajak. Tanpa bukti transaksi yang valid, perusahaan bisa kesulitan dalam membuktikan jumlah pendapatan atau biaya yang dilaporkan, yang dapat berujung pada masalah hukum atau denda pajak.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa setiap transaksi yang terjadi tercatat dengan lengkap dan disertai bukti transaksi yang sah.
4. Memudahkan Proses Audit
Fungsi penting dari adanya bukti transaksi ini adalah memudahkan dalam proses audit keuangan. Auditor yang memeriksa laporan keuangan perusahaan akan memerlukan bukti transaksi untuk memastikan bahwa catatan yang ada sesuai dengan transaksi yang terjadi.
Jika bukti transaksi tidak tersedia atau tidak jelas, auditor bisa meragukan keabsahan laporan keuangan tersebut dan bahkan memberikan opini audit yang negatif. Selain itu, dengan bukti transaksi yang lengkap dan rapi, audit dapat dilakukan dengan lebih efisien, menghemat waktu dan biaya bagi perusahaan.
5. Meningkatkan Transparansi dan Kepercayaan Stakeholder
Selanjutnya, adanya bukti transaksi dalam pencatatan keuangan juga dapat meningkatkan transparansi dan kepercayaan dari stakeholder. Dengan bukti transaksi yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan, perusahaan dapat meningkatkan kepercayaan dari pihak-pihak yang berkepentingan.
6. Menghindari Terjadinya Konflik di Masa Mendatang
Tak hanya berguna untuk pencatatan keuangan saat ini, bukti transaksi juga akan sangat berguna untuk apabila terjadi sesuatu di masa yang akan datang seperti klaim garansi, penyelesaian sengketa, atau pembuktian hak-hak hukum lainnya. Jika terjadi perselisihan atau sengketa yang berkaitan dengan transaksi tersebut baka bukti transaksi ini bisa dijadikan alat bukti untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Nah, itu tadi adalah peran penting bukti transaksi dalam pencatatan keuangan perusahaan. Bukti ini tidak hanya berfungsi sebagai dasar pencatatan, tetapi juga sebagai alat untuk menjaga akurasi, pengendalian internal, dan menghindari masalah di masa yang akan datang.
Upskillz
Build Your Potentials
