Blog

Perusahaan yang bergerak di bidang retail atau distribusi barang akan sering berhadapan dengan pengelolaan stok barang di gudang. Memastikan barang yang keluar masuk gudang secara akurat menjadi tugas yang sangat penting. Nah, salah satu solusi modern untuk memastikan pengelolaan gudang secara efektif adalah Warehouse Management System (WMS).

Lalu, apa itu WMS dan bagaimana cara mengelola gudang dengan efektif? Yuk, simak penjelasannya.

Apa Itu Warehouse Management System (WMS)?

Mengutip dari SAP, Warehouse Management System adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk membantu mengelola manajemen gudang mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan (picking), dan pengiriman barang secara lebih efektif. Sistem ini bekerja dengan mengintegrasikan teknologi seperti barcode, RFID, dan IoT untuk memastikan akurasi data serta efisiensi proses.

Fitur-fitur yang dimiliki WMS membantu manajemen gudang berjalan dengan lebih efektif. Berikut ini adalah beberapa fitur yang ada dalam WMS:

• Stock Management,, fitur ini digunakan untuk melacak inventaris yang ada di perusahaan secara real time mencakup informasi tentang jumlah stok, lokasi barang, dan status barang. Fitur ini membantu menghindari kekurangan maupun kelebihan stok. 
• Manajemen lokasi penyimpanan, fitur ini membantu pekerja warehouse untuk menentukan lokasi spesifik dari setiap barang yang ada di dalam gudang. Dengan demikian membantu efisiensi waktu untuk menemukan barang dengan akurat.
• Otomatisasi proses picking dan packing, fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola proses pengambilan dan packing barang sebelum dikirimkan ke konsumen untuk menghindari adanya kesalahan.
• Pelaporan dan analisis performa gudang, fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengetahui kondisi gudang secara realtime. Dengan demikian perusahaan bisa mengetahui jika terjadi masalah dalam pengelolaan gudang dan dapat mengambil tindakan dengan lebih cepat.

Manfaat Menggunakan WMS

Penggunaan Warehouse Management System memiliki peran yang sangat penting di perusahaan. Terutama untuk perusahaan yang berurusan dengan pengelolaan gudang dan barang dalam skala besar. 

Mengelola gudang secara manual akan sangat merepotkan, selain itu juga sangat rawan terjadi kesalahan. Oleh sebab itu, WMS digunakan untuk membantu pekerjaan warehouse. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari penggunaan warehouse:

1. Akurasi Data Stok, dengan pelacakan otomatis, perusahaan dapat mengetahui stok barang secara real-time dan menghindari kesalahan pencatatan manual.
2. Efisiensi Operasional, proses penyimpanan, pengambilan, dan pengiriman barang menjadi lebih cepat dan tepat.
3. Pengurangan Biaya, pengelolaan gudang yang lebih efisien akan mengurangi biaya operasional, termasuk tenaga kerja dan biaya kesalahan pengiriman.
4. Peningkatan Kepuasan Pelanggan, karena barang yang dikirim tepat waktu dan sesuai pesanan akan meningkatkan kepercayaan pelanggan.
5. Skalabilitas Bisnis, WMS memungkinkan perusahaan untuk menangani volume pesanan yang lebih besar tanpa harus menambah banyak sumber daya.

Cara Mengelola Gudang yang Efektif

WMS memang penting, namun sebelum menggunakan WMS penting sekali untuk memastikan pengelolaan gudang sudah dilakukan dengan terstruktur. Menggunakan WMS tanpa mengelola kondisi riil di lapangan justru akan membuat manajemen gudang tidak akurat. 

Dengan demikian pastikan informasi yang dimasukkan ke dalam WMS sudah sesuai dengan kondisi yang ada di dalam gudang. Lantas, bagaimana cara mengelola gudang yang efektif? Berikut ini adalah beberapa cara yang bisa dilakukan:

1. Tata Letak Gudang yang Terorganisir

Pertama, hal yang harus diperhatikan dalam mengelola gudang adalah membuat layout gudang yang mendukung proses kerja. Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Desain gudang harus mempertimbangkan alur kerja, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman. 
• Pastikan lebar jalan yang sesuai dengan alat pendukung yang digunakan dalam proses keluar masuknya barang. 
• Memastikan semua lokasi penyimpanan barang aman, terdapat indikasi safety dan alat pertolongan pertama tidak terhindar oleh apapun. 

2. Pengelompokan Produk

Berikutnya, sebelum menggunakan warehouse management system, penting sekali untuk mengelompokkan produk berdasarkan jenis, ukuran, atau frekuensi pengambilan. Hal ini akan mempermudah proses picking dan mengurangi waktu pencarian.

3. Penerapan Sistem FIFO atau LIFO

Metode First In First Out (FIFO) cocok untuk produk yang memiliki masa kadaluarsa, sedangkan Last In First Out (LIFO) dapat diterapkan pada produk tahan lama. Sistem ini membantu menjaga kualitas barang.

4. Pencatatan Stok Secara Berkala

Berikutnya, melakukan stock opname secara rutin. Hal ini untuk memastikan data stok sesuai dengan kondisi fisik barang di gudang. Pada saat stock opname pastikan semua kegiatan gudang berhenti untuk memastikan tidak ada barang yang berpindah tempat.

5. Pemanfaatan Teknologi

Untuk skala kecil, pengolahan secara manual mungkin masih bisa dilakukan. Namun, seiring dengan peningkatan skala gudang, gunakan sistem WMS atau aplikasi stok barang untuk mengelola data secara digital dan otomatis.

Nah, Warehouse Management System (WMS) adalah solusi modern yang sangat membantu dalam mengelola gudang secara efektif. Namun, teknologi saja tidak cukup. Diperlukan juga manajemen yang baik, sistem kerja yang rapi, serta sumber daya manusia yang kompeten. Dengan pengelolaan gudang yang efektif, perusahaan tidak hanya dapat meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga menciptakan keunggulan kompetitif di pasar.

Ingin upgrade ilmu pengelolaan gudang yang efektif? Upskillz menyediakan pelatihan Warehouse Management yang akan membantu kamu belajar pengelolaan gudang dari ahlinya. Informasi selengkapnya di sini!

Upskillz

Build Your Potentials