Blog

Mengelola bisnis di bidang retail, keakuratan stok barang yang dimiliki menjadi hal yang krusial untuk memastikan transaksi bisnis tidak terganggu. Jangan sampai perusahaan kekurangan stock atau tidak mencatatkan stok barang yang dimiliki. Nah, solusi dari hal ini adalah dengan melakukan stock opname. Apa itu stock opname?

Stock opname merupakan proses yang dilakukan untuk memastikan jumlah stock yang tercatat dalam sistem sesuai dengan kondisi barang yang ada. Akurasi stock barang yang dimiliki ini bisa mengurangi risiko kehabisan barang, pencurian dan kesalahan pencatatan yang bisa menyebabkan pada kerugian bisnis. 

Lantas seperti apa stock opname tersebut? Yuk, simak penjelasannya!

Pengertian Stock Opname

Mengutip dari Mekari, stock opname adalah kegiatan menghitung secara fisik jumlah persediaan barang yang ada di gudang, toko, atau lokasi penyimpanan lainnya, kemudian mencocokkannya dengan data catatan pembukuan atau sistem inventaris. Tujuan utama dari stock opname adalah untuk mengetahui apakah ada perbedaan antara stok fisik dengan data administrasi.

Proses ini biasanya dilakukan secara berkala, bisa bulanan, triwulanan, semesteran, atau tahunan tergantung pada kebijakan perusahaan. Stock opname juga sering dilakukan menjelang penutupan tahun buku, saat audit, atau ketika terjadi ketidaksesuaian data.

Aktivitas ini memang menguras waktu dan tenaga. Pada saat dilakukan stock opname, kegiatan operasional di penyimpanan harus dihentikan untuk memastikan tidak ada barang yang berpindah tempat. Meski demikian, stock opname memiliki manfaat yang krusial bagi perusahaan, diantaranya:

1. Menjaga Akurasi Data Persediaan

Pertama, dengan dilakukannya stock opname dapat membantu perusahaan memastikan bahwa jumlah barang yang tercatat di sistem sama dengan kondisi fisik di lapangan. Ketidaksesuaian yang diakibatkan oleh pencatatan yang salah, pencurian, kerusakan barang, atau kesalahan operasional, bisa berdampak pada kerugian perusahaan. 

2. Mencegah Risiko Kerugian

Selanjutnya, dengan melakukan pengecekan rutin, perusahaan bisa mendeteksi lebih awal jika terjadi kehilangan barang, baik karena kelalaian, pencurian, atau kerusakan. Dengan demikian bisa mencegah risiko kerugian.

3. Mendukung Penyusunan Laporan Keuangan

Stok barang merupakan bagian dari aset lancar perusahaan. Jika data persediaan tidak akurat, maka laporan keuangan juga bisa menjadi tidak valid. Dengan melakukan stock opname memastikan bahwa nilai aset yang dicatat sesuai kenyataan.

4. Perencanaan Pembelian dan Produksi

Berikutnya, dengan memastikan akurasi jumlah data dan  barang yang tersedia akan membantu perusahaan untuk mengelola anggaran dan perencanaan pembelian. Hal ini memastikan barang yang ada di penyimpanan sesuai dengan kebutuhan, tidak ada kekurangan barang maupun kelebihan barang yang menyebabkan pemborosan..

5. Evaluasi Kinerja Gudang

Terakhir, stock opname juga bisa menjadi alat untuk mengevaluasi kinerja tim gudang. Ketidaksesuaian yang sering terjadi bisa menjadi indikator perlunya perbaikan sistem atau pelatihan karyawan.

Cara Melakukan Stock Opname

Setelah mengetahui apa itu stock opname, lantas bagaimana cara melakukannya? Melakukan stock opname merupakah kegatan yang krusial dalam pengelolaan gudang atau warehouse management yang membutuhkan perencanaan dan ketelitian. Berikut langkah-langkah umum dalam proses stock opname:

1. Tahap Persiapan dan Penjadwalan

Pertama, hal yang perlu dilakukan adalah menentukan kapan stock opname akan dilakukan. Idealnya dilakukan saat aktivitas operasional sedang tidak sibuk atau bisa dihentikan sementara, sebab dalam kegiatan ini barang-barang yang ada dalam penyimpanan harus dipastikan tidak berpindah tempat agar perhitungan akurat. Selain itu, untuk melakukan stock opname siapkan form atau sistem digital untuk pencatatan dan stock checking.

2. Tahap Awal

Berikutnya, menjelang pelaksanaan, hal yang perlu dilakukan adalah menentukan tim yang akan dilibatkan dalam stock opname. Tim  ini harus memahami alur dan metode pencatatan yang digunakan. Di tahap awal ini, beberapa hal yang perlu dilakukan adalah:

• Memastikan tidak ada barang yang berpindah dan proses input barang H-1 menjelang stock opname.
• Sebelum dilakukan penghitungan, pisahkan barang-barang yang rusak, tidak layak jual, atau kedaluwarsa agar tidak tercampur dengan stok aktif. 
• Memberikan label pada barang dengan kode atau barcode sesuai kategori barang. 
• Menata seluruh barang sesuai dengan kode yang tertera. 

3. Tahap Pelaksanaan

Selanjutnya, pada hari pelaksanaan, hal yang dilakukan dalam menghitung barang fisik yang ada di gudang. Lakukan penghitungan satu per satu secara fisik. Gunakan alat bantu seperti barcode scanner jika tersedia. Proses ini bisa dilakukan secara manual atau menggunakan sistem ERP (Enterprise resource planning) yaitu sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan yang berperan untuk mengintegrasi dan mengotomasi proses bisnis yang berhubungan dengan kegiatan operasional di perusahaan bersangkutan.

Setelah penghitungan selesai, cocokkan jumlah fisik dengan data di sistem atau pembukuan. Catat jika terdapat selisih, baik lebih maupun kurang.

4. Tahap Analisis dan Pelaporan Selisih

Terakhir,  berdasarkan hasil perhitungan yang sudah dilakukan, jika terjadi selisih antara stok fisik dengan data administrasi maka identifikasi penyebab selisih stok, apakah karena pencatatan yang salah, kehilangan barang, kesalahan pengiriman, atau hal lainnya. Hasil stock opname kemudian dilaporkan kepada manajemen.

Setelah analisis, lakukan penyesuaian pada sistem agar data persediaan kembali akurat. Langkah ini penting untuk mencegah terjadinya kesalahan berulang.

Itu tadi adalah penjelasan mengenai apa itu stock opname. Kegiatan ini bukan sekadar aktivitas menghitung barang, melainkan bagian penting dari sistem pengendalian internal perusahaan. Dengan melakukan stock opname secara rutin dan sistematis, perusahaan dapat menghindari kerugian akibat kehilangan barang, memperbaiki efisiensi operasional, serta menjaga keakuratan laporan keuangan. 

Upgrade Diri Bersama Upskillz

Merasa kurang percaya diri karena skill “pas-pasan”? Sudah waktunya kamu upgrade diri bersama Upskillz.id, upgrade skill karir jadi lebih menyenangkan dan mudah. Ada banyak kelas gratis juga, lho !

Upskillz 

Build Your Potentials