Blog

Kekosongan stok barang di gudang bisa menyebabkan kendala operasional, kehilangan peluang, kekecewaan konsumen hingga berdampak buruk pada reputasi perusahaan. Oleh sebab itu cara mengelola barang di gudang menjadi salah satu tantangan terbesar dalam manajemen gudang. 

Untuk itu, pengelolaan barang di gudang secara efektif menjadi kunci utama. Agar kamu perusahaan tidak mengalami risiko out of stock, berikut ini adalah cara-cara yang bisa dilakukan. 

Penyebab Barang Out of stock

Mengutip dari Netstock,43% konsumen cenderung akan meninggalkan suatu produk yang sudah mengalami dua kali atau lebih out of stock. Mengelola barang memang tidak selalu mudah dan out of stock adalah salah satu risiko yang terjadi karena gagalnya pengelolaan gudang. 

Padahal untuk mengelola bisnis yang efektif, perusahaan perlu memeriksa seberapa banyak stock yang keluar dan masuk secara rutin. Ada beberapa faktor yang bisa menyebabkan terjadinya out of stock di gudang, diantaranya:

• Kurangnya perencanaan dalam menentukan jumlah stok dan kapan pemesanan harus dilakukan sehingga terhindar dari risiko kehabisan stock di gudang. 
• Karyawan yang bertugas mengelola gudang kurang cakap dalam mengatasi masalah.
• Tidak ada sistem pengendalian persediaan. 
• Pengelolaan stok masih dilakukan secara manual sehingga memungkinkan terjadinya human error. 

Cara Mengelola Barang di Gudang

Untuk memastikan pengelolaan stok di gudang berjalan dengan baik, ada beberapa hal yang perlu dilakukan. Bukan hanya sekedar memesan lebih banyak barang, namun perlu strategi dan perhitungan yang matang. Berikut adalah cara mengelola barang di gudang yang bisa kamu ikuti:

1. Lakukan Perencanaan Stok yang Matang

Terjadinya out of stock di gudang bukan sekadar masalah jumlah, namun masalah pada perencanaan dan strategi. Semua proses manajemen gudang harus diawali dengan perencanaan yang baik. 

Perencanaan stok melibatkan prediksi kebutuhan barang berdasarkan data penjualan sebelumnya, tren pasar, dan musim tertentu. Misalnya, penjualan produk makanan ringan bisa meningkat saat liburan sekolah atau bulan Ramadan.

Untuk menentukannya kamu bisa menggunakan data historis dan alat analitik untuk memahami pola permintaan. Dari situ, kamu bisa menentukan kapan harus menambah stok, berapa banyak yang harus dipesan, dan kapan waktu yang tepat untuk melakukannya.

2. Gunakan Sistem Manajemen Gudang (Warehouse Management System/WMS)

Berikutnya, Untuk memastikan stok barang yang tercatat sesuai dengan kondisi yang ada dan dapat diakses secara real time, penggunaan aplikasi akan sangat membantu. Sistem Manajemen Gudang (WMS) memungkinkan kamu untuk melacak pergerakan barang secara real-time, memantau tingkat stok, dan mengelola lokasi penyimpanan barang secara efisien.

WMS juga bisa memberikan peringatan ketika stok mendekati batas minimum, sehingga kamu bisa segera melakukan restock sebelum benar-benar habis. Sistem ini membantu perusahaan menghindari kesalahan pencatatan manual dan mempermudah proses audit stok.

3. Terapkan Metode FIFO

Dalam mengelola gudang, ada beberapa metode yang umum digunakan salah satunya adalah FIFO. Metode FIFO (First In First Out) ini membantu memastikan bahwa barang yang masuk terlebih dahulu atau memiliki tanggal kadaluarsa lebih dekat, dikeluarkan lebih dulu. Selain mencegah kerusakan atau kadaluwarsa, metode ini juga menjaga kualitas barang yang diterima oleh pelanggan, serta meminimalkan kerugian akibat barang yang tidak layak jual.

4. Tentukan Batas Minimum dan Maksimum Stok

Selanjutnya, cara mengelola barang di gudang agar perusahaan tidak mengalami out of stock adalah menetapkan level stok minimum (reorder point) dan maksimum. Hal ini sangat penting dalam menjaga keseimbangan antara ketersediaan barang dan efisiensi ruang gudang. 

Jika stok berada di bawah batas minimum, maka sistem atau staf gudang bisa langsung melakukan reorder. Sebaliknya, batas maksimum ditetapkan agar tidak ada overstock yang menyebabkan pemborosan ruang atau modal yang mengendap. Batasan ini harus dievaluasi secara berkala berdasarkan kebutuhan dan perkembangan bisnis.

5. Lakukan Stok Opname Secara Rutin

Selanjutnya, meskipun perusahaan sudah menggunakan sistem digital, tetap penting untuk melakukan stok opname secara berkala. Proses ini membantu memastikan bahwa data di sistem sesuai dengan kenyataan di lapangan.

Stock opname bisa dilakukan setiap bulan, kuartal, atau tahun tergantung pada jenis dan jumlah barang yang dimiliki. Temuan dari proses ini bisa digunakan untuk memperbaiki prosedur dan mencegah terjadinya kesalahan serupa di masa depan.

6. Latih Tim Gudang Secara Berkala

Salah satu faktor yang menyebabkan kesalahan dalam pengelolaan gudang adalah faktor manusia. Karyawan yang bertugas mengelola gudang harus memiliki pemahaman yang baik tentang SOP pengelolaan dan pengendalian barang agar terhindar dari risiko out of stock maupun overstock. 

Oleh sebab itu, melakukan pelatihan berkala juga perlu dilakukan agar mereka tetap update dengan perubahan sistem atau prosedur. Karyawan yang terampil dan terlatih akan lebih cepat mengenali masalah dan mengambil tindakan yang tepat sebelum stok benar-benar habis.

7. Bangun Hubungan Baik dengan Pemasok

Keterlambatan pengiriman dari pemasok juga menjadi salah satu penyebab barang sering out of stock. Oleh karena itu, menjalin hubungan baik dengan pemasok sangat penting. Pastikan mereka bisa memberikan barang sesuai dengan jadwal dan memiliki kualitas yang konsisten.

Sebagai antisipasi, perusahaan juga jangan hanya bergantung pada satu pemasok saja. Perusahaan juga bisa mencari cadangan supplier atau membuat kontrak pasokan jangka panjang untuk barang-barang penting.

Itu tadi adalah cara mengelola barang di gudang agar tidak terjadi out of stock, hal ini memang memerlukan perencanaan, disiplin, serta pemanfaatan teknologi yang tepat. Namun, dengan langkah-langkah yang sistematis seperti yang dijelaskan di atas, risiko kekosongan stok bisa ditekan seminimal mungkin.

Upgrade Diri Bersama Upskillz

Merasa kurang percaya diri karena skill “pas-pasan”? Sudah waktunya kamu upgrade diri bersama Upskillz.id, upgrade skill karir jadi lebih menyenangkan dan mudah. Ada banyak kelas gratis juga, lho !

Upskillz 

Build Your Potentials