Setiap perusahaan pasti membutuhkan sistem pencatatan yang rapi dan teratur. Salah satu komponen penting yang sering digunakan dalam aktivitas operasional sehari-hari adalah kas kecil. Bagi pemula di bidang akuntansi, memahami kegunaan kas kecil adalah hal yang wajib karena hampir semua perusahaan, baik besar maupun kecil, menerapkannya.
Dalam praktiknya, kas kecil adalah dana yang digunakan untuk pengeluaran yang nominalnya relatif kecil atau digunakan untuk kondisi mendadak. Seperti apa contohnya dalam perusahaan? Yuk, simak selengkapnya mengenai kas kecil di bawah ini.
Pengertian Kas Kecil
Secara sederhana, kas kecil adalah sejumlah dana yang disediakan perusahaan untuk membiayai pengeluaran dengan nominal kecil. Dana ini biasanya digunakan untuk keperluan operasional harian, misalnya membeli alat tulis kantor, membayar ongkos kirim, atau kebutuhan mendadak lainnya.
Kas kecil disiapkan agar perusahaan tidak perlu repot mengeluarkan cek atau melakukan transfer bank untuk transaksi kecil. Dengan demikian, aktivitas operasional bisa berjalan lebih cepat dan efisien tanpa harus menunggu prosedur panjang.
Mengapa Kas Kecil Penting dalam Perusahaan?
Bagi pemula, mungkin timbul pertanyaan: mengapa perusahaan harus menyediakan kas kecil? Bukankah semua transaksi bisa dilakukan melalui bank?
Jawabannya sederhana. Tidak semua transaksi membutuhkan jumlah besar, dan tidak semua pengeluaran praktis dilakukan melalui transfer. Misalnya, ketika kantor membutuhkan air mineral atau tinta printer secara mendadak, akan lebih cepat jika pembayaran dilakukan secara tunai menggunakan kas kecil.
Selain itu, kas kecil juga membantu perusahaan menjaga alur keuangan tetap terkontrol. Sebab, setiap transaksi kecil pun tetap tercatat dan dipertanggungjawabkan.
Fungsi Kas Kecil
Meskipun kas kecil memiliki jumlah yang sedikit, namun memiliki banyak fungsi yang penting untuk kegiatan operasional bisnis. Dalam praktik akuntansi, berikut adalah beberapa fungsi kas kecil:
1. Menyediakan Dana Darurat
Pertama, kas kecil berfungsi sebagai dana darurat untuk kebutuhan mendesak. Misalnya, jika ada tamu perusahaan yang tiba-tiba datang, perusahaan bisa segera membeli konsumsi tanpa perlu menunggu persetujuan panjang.
3. Mempercepat Proses Transaksi
Selanjutnya, pengeluaran dengan jumlah kecil tidak perlu melalui prosedur pembayaran bank yang memakan waktu. Dengan kas kecil, transaksi bisa dilakukan lebih cepat dan praktis.
4. Membantu Pencatatan Keuangan
Meski jumlahnya kecil, setiap pengeluaran kas kecil tetap dicatat. Hal ini membantu bagian akuntansi dalam menyusun laporan keuangan yang lebih akurat.
Metode Pencatatan Kas Kecil
Dalam pengelolaan kas kecil terdapat beberapa metode pencatatan. Pencatatan transaksi kas kecil ini sangat penting untuk menyusun laporan kas kecil ketiak diminta oleh pihak terkait.
Dalam praktik akuntansi, terdapat dua metode pencatatan kas kecil yang umum digunakan. Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut mengenai keduanya:
1. Metode Imprest (Tetap)
Pada metode ini, jumlah kas kecil ditetapkan dalam jumlah tertentu. Misalnya, Rp1.000.000. Jika ada pengeluaran sebesar Rp200.000, maka saldo tersisa Rp800.000. Saat saldo menipis, perusahaan akan menambah kembali hingga jumlahnya kembali ke Rp1.000.000. Metode ini lebih banyak digunakan karena lebih mudah dikontrol dan meminimalkan risiko penyalahgunaan dana.
2. Metode Fluktuasi
Selanjutnya, pada metode ini, jumlah kas kecil bisa berubah-ubah sesuai kebutuhan. Jika dana sudah menipis, perusahaan hanya menambahkan sesuai keperluan tanpa harus mengembalikannya ke jumlah awal. Metode ini lebih fleksibel, tetapi memerlukan pengawasan ekstra agar tidak menimbulkan ketidakteraturan dalam pencatatan.
Contoh Kas Kecil dalam Perusahaan
Untuk lebih jelas, mari kita lihat contoh sederhana penggunaan kas kecil dalam sebuah perusahaan:
- Tanggal 1 Februari 2025: Perusahaan menetapkan kas kecil sebesar Rp1.500.000.
- Tanggal 3 Februari 2025: Dibeli alat tulis kantor seharga Rp150.000.
- Tanggal 5 Februari 2025: Membayar ongkos kirim dokumen Rp50.000.
- Tanggal 10 Februari 2025: Membeli air mineral untuk tamu Rp100.000.
Total pengeluaran hingga 10 Februari adalah Rp300.000. Maka saldo kas kecil tersisa Rp1.200.000.
Di akhir periode, staf administrasi melaporkan bukti-bukti pengeluaran tersebut kepada bagian keuangan untuk kemudian dilakukan pengisian kembali hingga jumlahnya kembali Rp1.500.000.
Tips Mengelola Kas Kecil dengan Baik
Mencatat laporan keuangan yang baik dan benar perlu memperhatikan detail kecil dalam laporan, termasuk laporan kas kecil. Untuk memastikan agar pengelolaan kas kecil berjalan dengan baik, ada beberapa tips yang bisa dilakukan:
- Selalu simpan bukti transaksi agar pencatatan valid.
- Gunakan buku kas kecil atau aplikasi keuangan untuk mencatat setiap pengeluaran.
- Batasi penggunaan kas kecil hanya untuk kebutuhan operasional kecil, bukan transaksi besar.
- Lakukan pemeriksaan berkala agar tidak ada kesalahan pencatatan atau penyalahgunaan dana.
- Tetapkan satu orang penanggung jawab untuk menghindari kebingungan.
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa kas kecil adalah dana yang disediakan perusahaan untuk membiayai kebutuhan operasional sehari-hari dengan nominal kecil. Keberadaannya sangat penting karena memudahkan transaksi, mempercepat proses pembayaran, serta menjaga pencatatan keuangan tetap teratur.
Bagi pemula di bidang akuntansi, memahami kas kecil merupakan langkah awal untuk menguasai keterampilan pengelolaan keuangan. Dengan memahami pengertian, fungsi, hingga contohnya, kamu akan lebih siap menghadapi praktik akuntansi di dunia kerja.
Upgrade Diri Bersama Upskillz
Merasa kurang percaya diri karena skill “pas-pasan”? Sudah waktunya kamu upgrade diri bersama Upskillz.id, upgrade skill karir jadi lebih menyenangkan dan mudah. Ada banyak kelas gratis juga, lho !
Upskillz
Build Your Potentials
