Banyak orang menganggap pekerjaan finance staff hanya sebatas mencatat pemasukan dan pengeluaran perusahaan. Padahal, jobdesk finance staff jauh lebih kompleks karena mencakup pengelolaan transaksi keuangan, pengawasan arus kas, penyusunan laporan, hingga memastikan seluruh aktivitas keuangan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Oleh karena itu, seorang finance staff juga harus menguasai berbagai skill finance agar mampu menjalankan pekerjaannya secara akurat dan profesional.
Jika kamu tertarik membangun karier di bidang keuangan atau sedang mempersiapkan diri untuk melamar posisi ini, memahami tugas serta kompetensi yang dibutuhkan merupakan langkah awal yang sangat penting. Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai jobdesk finance staff, tanggung jawab sehari-hari, serta berbagai skill finance yang wajib dimiliki agar mampu bersaing di dunia kerja.
Apa Itu Finance Staff?
Mengutip dari Corporate Finance, Finance staff adalah seorang profesional yang bertanggung jawab mengelola aktivitas keuangan perusahaan sehari-hari. Posisi ini memastikan setiap transaksi keuangan tercatat dengan benar, pembayaran dilakukan tepat waktu, serta kondisi keuangan perusahaan tetap sehat.
Dalam struktur organisasi, finance staff biasanya berada di bawah koordinasi Finance Supervisor atau Finance Manager. Meskipun berada pada level staf, perannya sangat strategis karena hampir seluruh keputusan bisnis membutuhkan data keuangan yang akurat sebagai dasar pengambilan keputusan.
Seorang finance staff juga bekerja sama dengan berbagai divisi lain, seperti purchasing, sales, HR, hingga accounting. Kolaborasi tersebut diperlukan agar seluruh proses bisnis berjalan lancar tanpa menimbulkan kendala administrasi maupun finansial.
Mengapa Peran Finance Staff Sangat Penting?
Setiap transaksi yang terjadi di perusahaan akan memengaruhi kondisi keuangan bisnis. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan tenaga profesional yang mampu mengelola transaksi tersebut secara sistematis dan sesuai prosedur.
Kesalahan kecil dalam pencatatan pembayaran atau pengelolaan kas dapat berdampak besar terhadap laporan keuangan perusahaan. Bahkan, kesalahan tersebut dapat menyebabkan selisih saldo, keterlambatan pembayaran kepada vendor, hingga munculnya masalah saat proses audit berlangsung.
Inilah alasan mengapa jobdesk finance staff tidak hanya berfokus pada pekerjaan administratif. Finance staff juga berperan menjaga akurasi data keuangan sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan bisnis berdasarkan informasi yang valid.
Apa Saja Jobdesk Finance Staff?
Secara umum, jobdesk finance staff meliputi berbagai aktivitas operasional yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan perusahaan. Setiap perusahaan bisa menentukan jobdesk yang berbeda, namun secara umum, jobdesk finance staff adalah sebagai berikut:
1. Mengelola Arus Kas Perusahaan
Salah satu tugas utama finance staff adalah mengelola seluruh arus kas perusahaan, baik penerimaan maupun pengeluaran. Mereka memastikan setiap transaksi telah dicatat dengan benar sehingga saldo kas selalu sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Aktivitas ini meliputi pencatatan penerimaan pembayaran dari pelanggan, pembayaran kepada vendor, pengelolaan kas kecil (petty cash), hingga melakukan monitoring terhadap saldo rekening perusahaan. Dengan pengelolaan arus kas yang baik, perusahaan dapat menjaga likuiditas dan menghindari gangguan operasional akibat kekurangan dana.
2. Memproses Pembayaran kepada Vendor
Perusahaan memiliki banyak kewajiban pembayaran, mulai dari pembelian bahan baku hingga pembayaran jasa kepada pihak ketiga. Finance staff bertanggung jawab memastikan seluruh pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah disepakati.
Sebelum melakukan pembayaran, finance staff akan memeriksa kelengkapan dokumen seperti invoice, purchase order (PO), dan bukti penerimaan barang atau jasa. Langkah ini membantu perusahaan mengurangi risiko pembayaran ganda maupun transaksi yang tidak sah.
3. Memverifikasi Dokumen Keuangan
Setiap transaksi harus memiliki dokumen pendukung yang lengkap agar dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, salah satu jobdesk finance staff adalah melakukan verifikasi terhadap seluruh dokumen keuangan sebelum transaksi diproses.
Finance staff akan memeriksa kesesuaian nominal, tanggal transaksi, identitas vendor, hingga persetujuan dari pihak yang berwenang. Proses verifikasi yang teliti membantu perusahaan menjaga akurasi data sekaligus meminimalkan potensi kecurangan (fraud).
4. Menyusun Laporan Keuangan Operasional
Selain mengelola transaksi harian, finance staff juga menyusun berbagai laporan keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen. Laporan tersebut memberikan gambaran mengenai kondisi keuangan perusahaan dalam periode tertentu sehingga pimpinan dapat mengambil keputusan yang lebih tepat.
Beberapa laporan yang biasanya disusun meliputi laporan arus kas (cash flow), laporan pengeluaran operasional, rekap pembayaran vendor, laporan piutang pelanggan, serta laporan utang perusahaan. Penyusunan laporan ini menjadi salah satu jobdesk finance staff yang membutuhkan ketelitian tinggi karena seluruh data harus sesuai dengan transaksi yang telah terjadi.
5. Mengelola Piutang dan Utang Perusahaan
Finance staff juga berperan menjaga keseimbangan antara piutang dan utang perusahaan. Mereka memastikan pelanggan melakukan pembayaran sesuai jatuh tempo sekaligus mengatur jadwal pembayaran kepada supplier agar tidak terjadi keterlambatan.
Pengelolaan piutang yang baik akan meningkatkan arus kas perusahaan, sedangkan pengelolaan utang yang efektif dapat membantu perusahaan menjaga hubungan baik dengan vendor. Oleh karena itu, kemampuan mengatur prioritas pembayaran menjadi salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh finance staff.
6. Melakukan Rekonsiliasi Bank
Rekonsiliasi bank merupakan proses mencocokkan saldo rekening perusahaan dengan catatan transaksi yang dimiliki perusahaan. Proses ini bertujuan memastikan tidak ada perbedaan antara mutasi bank dan pencatatan internal.
Apabila ditemukan selisih, finance staff harus segera melakukan penelusuran terhadap penyebabnya. Langkah ini membantu perusahaan mendeteksi kesalahan pencatatan maupun transaksi yang belum tercatat sehingga laporan keuangan tetap akurat.
7. Mendukung Proses Audit
Audit menjadi salah satu proses penting untuk memastikan laporan keuangan perusahaan telah disusun sesuai standar yang berlaku. Dalam proses ini, finance staff memiliki tanggung jawab menyediakan seluruh dokumen pendukung yang dibutuhkan auditor.
Dokumen tersebut meliputi invoice, bukti transfer, laporan bank, hingga dokumen pembayaran lainnya. Karena itu, jobdesk finance staff juga mencakup pengelolaan arsip keuangan agar seluruh dokumen mudah ditemukan ketika diperlukan.
Skill Finance yang Wajib Dimiliki
Memahami jobdesk finance staff saja belum cukup untuk menjadi seorang profesional yang kompeten. Perusahaan juga akan menilai apakah kandidat memiliki skill finance yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.
Kombinasi antara hard skill dan soft skill akan membantu finance staff bekerja lebih efektif sekaligus mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan keuangan. Berikut beberapa skill finance yang wajib dikuasai jika ingin berkarir di bidang ini.
1. Memahami Dasar-Dasar Akuntansi
Pemahaman mengenai prinsip akuntansi merupakan fondasi utama bagi seorang finance staff. Meskipun tugas finance dan accounting memiliki fokus yang berbeda, keduanya tetap saling berkaitan dalam proses penyusunan laporan keuangan.
Seorang finance staff harus memahami konsep debit dan kredit, jurnal umum, buku besar, neraca saldo, hingga laporan laba rugi. Pengetahuan tersebut membantu mereka mencatat transaksi dengan benar serta mengurangi risiko kesalahan yang dapat memengaruhi laporan keuangan perusahaan. Oleh karena itu, pemahaman akuntansi menjadi salah satu skill finance yang paling mendasar.
2. Mampu Mengoperasikan Microsoft Excel
Di era digital, Microsoft Excel masih menjadi salah satu alat kerja utama bagi banyak perusahaan. Finance staff menggunakannya untuk mengolah data, membuat laporan, melakukan analisis, hingga menyusun anggaran.
3. Memiliki Kemampuan Analisis Keuangan
Seorang finance staff tidak hanya bertugas memasukkan data transaksi. Mereka juga harus mampu menganalisis data tersebut agar dapat menemukan penyebab terjadinya selisih saldo, peningkatan biaya operasional, maupun perubahan arus kas perusahaan.
Kemampuan analisis akan membantu perusahaan mengambil keputusan yang lebih tepat berdasarkan data yang akurat. Karena itu, analytical thinking menjadi salah satu skill finance yang paling dicari oleh perusahaan dari berbagai industri.
4. Teliti dan Berorientasi pada Detail
Ketelitian merupakan kemampuan yang tidak boleh diabaikan dalam pekerjaan finance. Kesalahan memasukkan satu digit angka saja dapat menyebabkan perbedaan saldo yang berdampak pada laporan keuangan perusahaan.
Finance staff harus membiasakan diri memeriksa kembali setiap dokumen sebelum diproses. Kebiasaan tersebut membantu mereka menemukan kesalahan sejak awal sehingga risiko koreksi di kemudian hari dapat diminimalkan. Ketelitian menjadi salah satu skill finance yang akan menentukan kualitas hasil kerja seorang profesional di bidang keuangan.
5. Menguasai Software Keuangan
Tak hanya Excel, staff finance juga perlu memahami bagaimana cara mengoperasikan software keuangan. Saat ini, banyak perusahaan telah menggunakan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) maupun aplikasi akuntansi berbasis cloud untuk mengelola aktivitas keuangan.
Beberapa software yang sering digunakan antara lain SAP, Oracle NetSuite, Accurate, Odoo, Microsoft Dynamics 365, serta Jurnal by Mekari. Dengan menguasai aplikasi tersebut, finance staff dapat bekerja lebih efisien sekaligus meminimalkan kesalahan akibat proses manual.
6. Memiliki Kemampuan Komunikasi yang Baik
Pekerjaan finance tidak hanya berhubungan dengan angka. Dalam praktiknya, finance staff juga harus berkomunikasi dengan berbagai pihak, mulai dari vendor, pelanggan, auditor, hingga manajemen perusahaan.
Kemampuan komunikasi yang baik akan memudahkan proses koordinasi, terutama ketika terjadi perbedaan data atau keterlambatan pembayaran. Oleh sebab itu, komunikasi menjadi salah satu skill finance yang berperan penting dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan.
7. Mampu Mengatur Waktu dan Menentukan Prioritas
Finance staff sering menghadapi tenggat waktu yang ketat, terutama menjelang akhir bulan atau akhir tahun buku. Pada periode tersebut, mereka harus menyelesaikan berbagai pekerjaan secara bersamaan tanpa mengurangi kualitas hasil kerja.
Kemampuan mengatur waktu membantu finance staff menentukan pekerjaan mana yang harus diselesaikan lebih dahulu. Dengan manajemen waktu yang baik, seluruh laporan dapat selesai tepat waktu dan tetap memenuhi standar perusahaan. Inilah alasan mengapa time management menjadi skill finance yang sangat dibutuhkan dalam profesi ini.
Hard Skill dan Soft Skill Finance Staff
Secara umum, kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang finance staff dapat dibagi menjadi dua kategori, yaitu hard skill dan soft skill. Keduanya saling melengkapi dan sama-sama berkontribusi terhadap keberhasilan seseorang dalam menjalankan pekerjaannya.
| Hard Skill | Soft Skill |
| Dasar akuntansi | Komunikasi |
| Microsoft Excel | Ketelitian |
| Analisis laporan keuangan | Problem solving |
| Rekonsiliasi bank | Time management |
| Pengelolaan arus kas | Integritas |
| Software ERP dan Accounting | Kerja sama tim |
| Penyusunan anggaran | Adaptasi terhadap perubahan |
Perusahaan umumnya mencari kandidat yang memiliki keseimbangan antara kemampuan teknis dan kemampuan interpersonal. Dengan kombinasi tersebut, finance staff tidak hanya mampu menyelesaikan pekerjaan administratif, tetapi juga dapat bekerja sama dengan berbagai divisi untuk mencapai tujuan perusahaan.
Jenjang Karir Finance Staff
Karir di bidang finance menawarkan peluang pengembangan yang cukup menjanjikan. Seiring bertambahnya pengalaman dan kompetensi, seorang finance staff dapat memperoleh tanggung jawab yang lebih besar serta kesempatan menduduki posisi strategis di perusahaan. Secara umum, jenjang karir di bidang finance adalah sebagai berikut:
- Finance Staff
- Senior Finance Staff
- Finance Supervisor
- Finance Assistant Manager
- Finance Manager
- Finance Controller
- Chief Financial Officer (CFO)
Tips Menjadi Finance Staff yang Profesional
Persaingan di dunia kerja semakin ketat sehingga perlu terus meningkatkan kompetensi agar tetap relevan. Berikut beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mengembangkan karir sebagai finance staff:
- Perbanyak latihan menggunakan Microsoft Excel tingkat lanjut.
- Pelajari software ERP dan aplikasi akuntansi yang banyak digunakan perusahaan.
- Ikuti perkembangan regulasi perpajakan dan standar akuntansi terbaru.
- Tingkatkan kemampuan analisis data keuangan melalui studi kasus.
- Bangun kebiasaan bekerja secara teliti dan disiplin.
- Ikuti pelatihan atau sertifikasi di bidang finance dan accounting untuk meningkatkan nilai kompetensi.
Dengan menerapkan langkah-langkah tersebut, kamu tidak hanya akan lebih siap menghadapi proses rekrutmen, tetapi juga memiliki peluang lebih besar untuk berkembang dalam karir.
Tingkatkan Kompetensi Finance Anda Bersama Upskillz!
Melalui materi yang aplikatif dan dibimbing oleh praktisi berpengalaman, Anda dapat memahami proses keuangan perusahaan secara lebih komprehensif serta siap menghadapi tantangan di dunia kerja.
FAQ
Apakah finance staff harus berasal dari jurusan akuntansi?
Tidak selalu. Lulusan dari jurusan manajemen, ekonomi, atau bidang lain tetap memiliki peluang menjadi finance staff selama memahami dasar-dasar keuangan dan memiliki kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Apakah finance staff wajib menguasai Microsoft Excel?
Ya. Microsoft Excel merupakan salah satu aplikasi yang paling sering digunakan untuk mengolah data keuangan, membuat laporan, serta melakukan analisis. Penguasaan Excel akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja.
Apa perbedaan finance staff dan accounting staff?
Finance staff lebih berfokus pada pengelolaan kas, pembayaran, anggaran, dan aktivitas keuangan operasional. Sementara itu, accounting staff bertanggung jawab mencatat transaksi dan menyusun laporan keuangan sesuai standar akuntansi.
Software apa yang sebaiknya dipelajari oleh finance staff?
Beberapa software yang banyak digunakan perusahaan antara lain SAP, Oracle NetSuite, Accurate, Odoo, Microsoft Dynamics 365, dan Jurnal by Mekari. Menguasai software tersebut akan menjadi nilai tambah ketika melamar pekerjaan.
Bagaimana cara meningkatkan peluang berkarir sebagai finance staff?
Anda dapat meningkatkan peluang karir dengan memperdalam kemampuan akuntansi, menguasai Microsoft Excel, mempelajari software keuangan, serta mengikuti pelatihan atau sertifikasi yang relevan. Kompetensi yang terus berkembang akan membuat Anda lebih siap menghadapi kebutuhan industri.
